KI-gestützte Risikochecks von NDAs und CoCs: So profitieren Rechtsabteilungen

Künstliche Intelligenz kann Rechtsabteilungen vor allem bei Routineaufgaben wie der Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Verhaltenskodizes (Codes of Conducts, kurz: CoCs) entlasten. Diese Dokumente sind in vielen Unternehmen tägliches Geschäft, aber sie bergen erhebliche Risiken, wenn kritische Klauseln übersehen werden.

Durch KI-gestützte Tools können wiederkehrende Prüfungen systematisiert, Risiken frühzeitig identifiziert und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. Aber: KI-Tools allein reichen nicht für den Erfolg. Bei der Implementierung sollten Rechtsabteilungen einige Punkte beachten:

Automatisierte Prüfungen: Mehr Effizienz und Sicherheit

Grundsätzlich bietet KI Rechtsabteilungen viele Vorteile, denn die manuelle Prüfung von NDAs und CoCs nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet hochqualifizierte juristische Expertise an den falschen Stellen. KI schafft Abhilfe und lenkt die juristische Expertise gezielt dorthin, wo sie einen klaren Mehrwert schafft:

• Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten: Standardverträge oder Verhaltenskodizes können in wenigen Minuten geprüft werden. Die KI identifiziert, bewertet und kategorisiert relevante Klauseln, wodurch sich Juristinnen und Juristen auf die abschließende inhaltliche Prüfung und anspruchsvollere Sachverhalte konzentrieren können.
• Einheitliche und nachvollziehbare Ergebnisse: Sämtliche Prüfungen basieren auf einem zentral hinterlegten und dokumentierten Regelwerk. Dies gewährleistet eine hohe Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse, unabhängig davon, wer die Prüfung durchführt.
• Schonung juristischer Expertise: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, damit wird die wertvolle juristische Expertise gezielt dort eingesetzt, wo sie für die Fallbearbeitung oder strategische Entscheidungen wirklich benötigt wird.

Fundament des Erfolgs: Das unternehmensspezifische Regelwerk

Der tatsächliche Nutzen entsteht nicht allein durch die eingesetzte KI-Technologie, sondern im Zusammenspiel mit dem zugrunde liegenden unternehmensspezifischen Regelwerk.

• Die Qualität des Risikochecks für NDAs und CoCs hängt maßgeblich von einem internen Prüfleitfaden ab. Dieser sollte auf einer systematischen Analyse bestehender Vorlagen, Richtlinien und aller relevanten Prüfkriterien basieren.
• Mithilfe von speziell angepasster KI-Bots werden Verträge anhand dieser Leitfäden bewertet. Auf diese Weise sehen die Jurist:innen sofort, wo potenzielle Haftungsrisiken oder unzulässige Regelungen bestehen, welche Klauseln angepasst werden müssen und inwieweit ein Vertrag von den Compliance-Standards Ihres Unternehmens abweicht.

Strukturierter Implementierungsprozess

Um die Qualität und Akzeptanz des neuen Prüfverfahrens zu gewährleisten, ist ein klar definierter Einführungsprozess entscheidend:

• Praxisnahe Erprobung: Rechtsabteilungen sollten eine Pilotphase einplanen. Hier wird das Verfahren erprobt und anhand des Feedbacks der Mitarbeitenden weiterentwickelt und zum Beispiel das Regelwerk verfeinert. So kann die Eignung für die tatsächlichen Arbeitsabläufe sichergestellt werden.
• Skalierung und Standardisierung: Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase kann das standardisierte Verfahren auf weitere Vertragsarten (zum Beispiel Lieferanten- oder Dienstleistungsverträge) übertragen werden. Dies führt zu einer skalierbaren und einheitlichen Vorgehensweise für die Prüfung unterschiedlicher Dokumente.

Kompetenzentwicklung und Akzeptanz im Team

KI dient der Entlastung, ersetzt jedoch nicht die juristische Expertise. Das Team bleibt der entscheidende Erfolgsfaktor. Die Einführung sollte daher von gezielten Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung begleitet werden.

• Stärkung der digitalen Kompetenz: Die Einführung von KI-Tools sollte von gezielten Schulungen begleitet werden. Mitarbeitende sollten befähigt werden, die Ergebnisse kompetent zu interpretieren, die zugrundeliegende Prüfmethode zu verstehen und die Verfahren selbstständig anzuwenden.
• Transparenz schaffen: Über die eingesetzte Technologie, ihre Funktionsweise, ihr Potenzial und ihre Grenzen sollte offen kommuniziert werden. Transparenz ist die Basis für die Akzeptanz im Team.
• Strategischer Einsatz der Expertise: Rechtsabteilungen sollten die Automatisierung auch tatsächlich nutzen, um Routineaufgaben zu verlagern. Die frei gewordene juristische Kompetenz kann so verstärkt für die Bearbeitung komplexer und strategischer Aufgaben eingesetzt werden.

KI-Tools sind ein Quick Win für die Rechtsabteilung

Die Prüfung von NDAs und CoCs sind die Paradebeispiele für eine KI-gestützte Dokumentenprüfung, da sie schnelle Erfolge ermöglichen. Sie erzielen einen klaren Mehrwert durch eine effizientere, sicherere und zukunftsorientierte Prüfung mit spürbaren Vorteilen bei Geschwindigkeit, Transparenz und Qualität.

Wichtig sind jedoch eine klare Governance in Form interner Richtlinien, die Schulung der Mitarbeitenden und der strategische Einsatz juristischer Expertise. So wird nicht nur das Tagesgeschäft entlastet, sondern nachhaltig die digitale Kompetenz des gesamten Teams gestärkt.