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Symbolbild zu Data Compliance Management: Frau tippt auf Tablet
15.02.2024 | KPMG Law Insights

Data Compliance Management: So gelingt die praktische Umsetzung

Teil 3 der Beitragsserie „Profitipps zum Data Compliance Management“

 

Im dritten Teil der Beitragsserie geht es um das Daten-Compliance-Management. Wenn ein Unternehmen eine solide Grundlage in der Datenkategorisierung geschaffen und ein Verständnis für den Data Lifecycle entwickelt hat, stellt sich die Frage: Wie kann die praktische Umsetzung gelingen?

Strategische Ausrichtung des Data Compliance Managements

Zu Beginn sollten Unternehmen die strategische Ausrichtung des Daten-Compliance-Management   definieren. Diese sollte in Übereinstimmung mit den übergeordneten Unternehmenszielen und den spezifischen Compliance-Anforderungen stehen. Die Unternehmenskultur sollte den Wert des Datenschutzes und der Compliance anerkennen. Beispielsweise könnte ein Finanzdienstleistungsunternehmen eine Strategie entwickeln, die darauf abzielt, die Einhaltung der DSGVO sowie lokaler Datenschutzgesetze zu gewährleisten, während es gleichzeitig innovative Finanzprodukte bereitstellt. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Strategie klare, messbare und vor allem realistisch erreichbare Ziele verfolgt.

Tools und Technologien für das Data Compliance Management

Für eine effiziente Verwaltung von Daten brauchen Unternehmen geeignete Tools und Technologien. Beispielsweise können Data-Governance-Plattformen helfen, den Überblick über die Datenlandschaft zu behalten. Datenschutz-Management-Systeme unterstützen die Einhaltung von Datenschutzvorschriften. Essenziell ist, dass nach Möglichkeit keine Schattenstrukturen erstellt werden. Es kann daher sinnvoll sein, auf bestehende Strukturen zurückzugreifen, selbst wenn diese vielleicht nicht alle Wunschfunktionalitäten bieten. Der Mehraufwand der Implementierung und Vernetzung einer neuen Lösung sollte in diesen Fällen sorgfältig abgewogen werden.

Cross-funktionale Zusammenarbeit

Bei der Einführung eines Daten-Compliance-Managements empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit zwischen juristischen, technischen und operationellen Teams. Beispielweise könnte ein interdisziplinäres Team aus Rechts-, IT- und Compliance-Expert:innen gebildet werden, um eine kohärente Strategie zur Erfüllung der Anforderungen der gesetzlichen Anforderungen zu entwickeln. Die Komplexitäten sind im Bereich Daten-Compliance teilweise so ausgeprägt, dass eine Fachabteilung allein Schwierigkeiten haben dürfte, alles im Blick zu haben. Teamwork ist der Schlüssel zum Erfolg.

Mitarbeitende sollten geschult und sensibilisiert werden

Unternehmen sollten die Mitarbeitenden regelmäßig schulen, um ein compliance-freundliches Verhalten im Unternehmen zu fördern. Datenschutzschulungen sollten allerdings nicht die einzigen Maßnahmen sein, sondern durch sinnvolle Sensibilisierungs-Maßnahmen ergänzt und von der Geschäftsleitung durch Worte und Taten unterstützt werden.

Outsourcing des Data Compliance Management über Managed Services

Es kann sinnvoll sein, wesentliche operative Teile des Daten-Compliance-Managements an spezialisierte Anbieter zu übergeben, die Legal Managed Services (LMS) einsetzen. Bei der Auswahl und Verpflichtung eines solchen Dienstleisters ist es wichtig, klare Übergabeschnittstellen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie verbindliche Service Level Agreements (SLAs) zu etablieren. Diese Elemente gewährleisten, dass sowohl das Unternehmen als auch der Dienstleister die Erwartungen und Verpflichtungen klar verstehen.

Messung und kontinuierliche Verbesserung

Wenn das Daten-Compliance-Management etabliert ist, sollten Unternehmen die Performance überwachen. Hierfür sollten sie Reifegrade und Kennzahlen entwickeln und übersichtlich in Form von Dashboards darstellen. Kennzahlen eignen sich zum Beispiel zur Überwachung der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder zur Handhabung von Datenlecks. Auch sollten Unternehmen Strategien für den Umgang mit Datenschutzverletzungen und anderen Compliance-Problemen entwickeln. Ein zentrales Element einer solchen Strategie ist ein gut durchdachter Incident-Response-Plan.

Fazit

Die praktische Umsetzung des Daten-Compliance-Managements ist ein iterativer Prozess, der eine strategische Ausrichtung, operationelle Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung erfordert. Mit einem durchdachten Ansatz können Unternehmen ihre Compliance-Ziele erreichen und einen nachhaltigen Datenschutz sicherstellen.

 

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