GmbH-Beschlüsse in Zeiten von Corona

Der Normalfall ist die Versammlung: Dort sollen die Gesellschafter einer GmbH ihre Beschlüsse fassen. Doch was ist in Zeiten von Corona schon normal? Deshalb hat der Gesetzgeber neue Regeln eingeführt und insbesondere das schriftliche Verfahren vereinfacht. Gesellschafter sollten sich über die Einzelheiten informieren, um rechtssichere Beschlüsse sicherzustellen.

Gesellschafterbeschlüsse sichern die Handlungsfähigkeit der GmbH. Von der Feststellung des Jahresabschlusses über Ausschüttungen bis hin zu Kapitalerhöhungen oder Satzungsänderungen – für viele wesentliche Handlungen in der GmbH setzt das Gesetz einen Beschluss der Gesellschafter voraus. Hinzu kommen in vielen Fällen weitere Themen, die zwar nicht nach dem Gesetz, aber nach der Satzung der jeweiligen GmbH einen Gesellschafterbeschluss voraussetzen. Nach dem Gesetz treffen die Gesellschafter ihre Beschlüsse grundsätzlich in der Gesellschafterversammlung.

Diese Versammlung ist dabei in der aktuellen Pandemiesituation erschwert: Reisemöglichkeiten sind eingeschränkt und Versammlungen von Personen, noch dazu in geschlossenen Räumen, problematisch. Der Gesetzgeber hat reagiert und die Voraussetzungen für das so genannte schriftliche Verfahren gelockert. Denn das GmbH-Recht kennt anders als das Aktienrecht keine allgemeine Zulässigkeit von Online-Versammlungen. Die neuen Regeln sind zunächst für das Jahr 2020 vorgesehen und erstrecken sich auf alle Beschlüsse, die im laufenden Jahr gefasst werden.

Erleichterungen für das schriftliche Verfahren

Schon bisher konnten GmbH-Gesellschafter im schriftlichen Verfahren, oft auch Umlaufverfahren genannt, ihre Stimme für eine Beschlussfassung abgeben. Dabei reicht eine E-Mail, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Allerdings war hier bislang Einstimmigkeit erforderlich. Nach der neuen Regelung entfällt diese Hürde. In der Praxis bedeutet diese Änderung, dass der einzelne Gesellschafter keine Präsenzversammlung mehr erzwingen kann. Bisher reichte es aus, wenn er seine Mitwirkung im schriftlichen Verfahren verweigerte.

Stattdessen wird er nach der neuen Regelung so behandelt, als sei er nicht auf einer Gesellschafterversammlung erschienen. Denn eine Mindestbeteiligung sieht das Gesetz für das schriftliche Verfahren nicht vor – gezählt werden nur die  abgegebenen Stimmen. Eine wirksame Beschlussfassung ist also bereits möglich, wenn ein einziger Gesellschafter seine Stimme abgibt.

Sicherung des Teilnahmerechts der Gesellschafter

Allerdings muss weiterhin jeder Gesellschafter eine angemessene Möglichkeit zur Teilnahme an der Beschlussfassung erhalten. Das Gesetz macht zu den Formalien keine Aussagen. Jedenfalls sollte es ausreichen, wenn bei der Ladung die Formalien und Fristen in derselben Weise eingehalten werden wie auch für Präsenzversammlungen.

Weil nach der neuen Regelung das schriftliche Verfahren keine Einstimmigkeit mehr voraussetzt, stellt sich die Frage nach dem Schutz des Teilnahmerechts des einzelnen Gesellschafters. Im Gesetz finden sich auch hierzu keine Regelungen, denn das Erfordernis der Einstimmigkeit schützte den einzelnen Gesellschafter bislang hinreichend. Um eine entstehende Schutzlücke zu vermeiden, wird man auf die allgemeinen Grundsätze und auf die Bestimmungen über die Beschlussfassung in Präsenzversammlungen zurückgreifen müssen.

Für die Stimmabgabe gilt die Textform, eine abgeschwächte Variante der Schriftform. Tatsächlich reicht es aus, wenn der Text eindeutig und in gespeicherter Form dauerhaft zur Verfügung steht. Damit kommen Fax und E-Mail genauso in Betracht, wie zum Beispiel eine Stimmabgabe auf Social-Media-Plattformen.

Begleitende Telefon- und Videokonferenzen

Die schriftliche Stimmabgabe bedeutet allerdings nicht, dass das gesamte Verfahren, sprich die gesamte Versammlung, schriftlich dargestellt werden muss. Parallel zur schriftlichen Beschlussfassung kann zum Beispiel eine Video- oder Telefonkonferenz stattfinden, in der die Teilnehmer die anliegenden Themen unmittelbar besprechen können. Rechtlich gesehen handelt es sich auch dann noch um eine Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren. Im Umkehrschluss bedeutet das natürlich, dass auch bei einem einvernehmlichen Telefonat eine Beschlussfassung in Textform erfolgen muss. Es reicht nicht aus, wenn die Teilnehmer am Telefon einer Meinung sind.

Sonderfall: Schriftliches Verfahren laut Satzung

Ein Sonderfall kann durch die neue Regelung auftreten, wenn eine GmbH-Satzung bereits Regelungen für das schriftliche Verfahren enthält. Nicht selten werden diese Regelungen strenger ausfallen als die neue gesetzliche Regelung, etwa, indem sie die aktive Zustimmung aller Gesellschafter fordern. Im Einzelfall wird hier entschieden werden müssen, ob die Regelung in der Satzung die Anwendung des Gesetzes ausnahmsweise sperrt.

Sonderfall: Beurkundung

Eine Reihe von Gesellschafterbeschlüssen setzt eine notarielle Beurkundung voraus. Das gilt zum Beispiel für Satzungsänderungen und Kapitalerhöhungen. Die gesetzlichen Erleichterungen müssen auch hier gelten. Im Ergebnis bedeutet das, dass auch in diesen Fällen im schriftlichen Verfahren nicht mehr alle Gesellschafter mitwirken müssen. Gezählt werden dann aber lediglich diejenigen Stimmen, die notariell beurkundet sind. In unstrittigen Fällen, in denen die Gesellschafter sich einig sind, bieten sich hier pragmatische Vertretungslösungen an. Sollten sich die Gesellschafter allerdings nicht einigen können, so muss im Extremfall jeder einzelne Gesellschafter, der abstimmen möchte, selbst beim Notar erscheinen.