Transparenzregister: Klarstellungen des Bundesverwaltungsamts und erste praktische Erfahrungen

I. Änderung des Geldwäschegesetzes (GwG)

Bekanntermaßen sieht das neue, im Juni in Kraft getretene Geldwäschegesetz („GwG“), eine Vielzahl von Neuregelungen zur besseren Bekämpfung von Geldwäsche vor.

Das neue GwG enthält einige Aspekte, die nach ersten praktischen Erfahrungen für zahlreiche Unternehmen, die vom Thema Geldwäsche scheinbar nur am Rande betroffen sind, eine erhebliche Relevanz haben. Dies betrifft insbesondere das neu eingeführte Transparenzregister, ein elektronisches Register zur Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben über natürliche Personen, die hinter Gesellschaften und Stiftungen stehen und diese kontrollieren (sog. wirtschaftlich Berechtigte) (www.transparenzregister.de).

II. Das Transparenzregister

Seit Inkrafttreten des neuen GwG trifft insbesondere alle inländischen Kapitalgesellschaften, eingetragenen Personengesellschaften und Stiftungen die Pflicht, Angaben zum „wirtschaftlich Berechtigten“ (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses) zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen. Die Mitteilungspflichten bestehen fortlaufend, also auch bei jeder Änderung der mitteilungspflichtigen Informationen.

Wirtschaftlich Berechtigter ist dabei grundsätzlich jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar (i) mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder (ii) mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder (iii) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, haben spiegelbildlich die Pflicht, die zur Erfüllung der Mitteilungspflichten notwendigen Angaben und jede Änderung dieser Angaben unverzüglich der Gesellschaft mitzuteilen.

Verstöße können in einfachen Fällen mit einem Bußgeld bis zu EUR 100.000, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen bis zu EUR 1 Mio. bzw. EUR 5 Mio. (Kredit- und Finanzinstitute) geahndet werden.

Mitteilungspflicht gilt auch für kontrollvermittelnde Absprachen

Die neue Mitteilungsplicht hat deshalb eine besondere Brisanz, weil beispielsweise auch kontrollvermittelnde Absprachen, wie sie insbesondere häufig bei Familienunternehmen anzutreffen sind, an das Transparenzregister mitzuteilen sind. Hiervon können insbesondere Stimmbindungs-, Konsortial-, Nießbrauchs- oder Poolvereinbarungen erfasst sein. Dadurch entsteht gerade bei Familienunternehmen und Fondsbeteiligungen eine Transparenz, die aus wirtschaftlichen oder persönlichen Gründen in der Vergangenheit so nicht gewollt war. Gleiches gilt im Fall von Treuhandverträgen. Möglicherweise ist dies Anlass dazu, die gesellschaftsrechtliche Struktur zu überdenken.

Praktische Herausforderungen

Die vom Gesetzgeber geregelte Mitteilungspflicht stellt insbesondere für Unternehmen mit komplexen Gesellschaftsstrukturen bzw. mit ausländischen Anteilseignern eine Herausforderung dar. In diesem Kontext müssen zeitnah Informationen zu den Gesellschaftern eingeholt, erfasst und aktualisiert werden.

Gegebenenfalls muss sorgfältig geprüft werden, ob überhaupt ein wirtschaftlich Berechtigter vorliegt, der dem Transparenzregister mitzuteilen ist. Wenngleich die Gesetzesbegründung eine Nachforschungspflicht der Gesellschaften ausdrücklich verneint, werden zukünftig verfügbare Informationen sorgfältig verwaltet werden müssen.

Es muss zudem fortlaufend sichergestellt werden, dass Veränderungen in der Gesellschafterstruktur überprüft und ggf. kommuniziert werden.

Zuletzt ist dafür Sorge zu tragen, dass die in verschiedenen Quellen (Banken, Kunden, andere öffentliche Register) im Umlauf befindlichen Daten konsistent sind, um Geldwäscheverdachtsmeldungen aufgrund widersprüchlicher Datenbestände zu vermeiden. Das gilt z. B. auch für Tochter- und Enkelgesellschaften im EU-Ausland, da die Geschäftsführer dort eigene Mitteilungspflichten haben. Es liegt auf der Hand, dass dies ohne Abstimmung im Konzern zu widersprüchlichen Angaben führen kann.

Befreiung von der Mitteilungspflicht

Die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister gilt dann als erfüllt, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus bestehenden und elektronisch abrufbaren Registern – beispielsweise dem Handelsregister – ergeben (sogenannte Mitteilungsfiktion). Die Mitteilungsfiktion greift jedoch nicht, wenn Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses eines Berechtigten von den Angaben des einschlägigen Registers abweichen, was gerade bei nicht eintragungsfähigen Tatsachen wie bspw. Nießbrauchsrechten, Stimmbindungs- oder Treuhandverträgen der Fall ist.

Transparenzregister möglicherweise öffentlich einsehbar

Das neue GwG sieht zwar vor, dass das Transparenzregister nicht öffentlich einsehbar ist, sondern ein „berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme“ für eine Auskunft bestehen muss. Einsichtsrechte stehen damit aber grundsätzlich jedermann zu, der ein solches berechtigtes Interesse glaubhaft machen kann. Das Transparenzregister soll gerade der Wirtschaft dazu dienen, den wirtschaftlich Berechtigten eines potentiellen Vertragspartners zu identifizieren.

Darüber hinaus haben die Ausschüsse des EU-Parlaments bereits im Februar 2017 eine weitere Richtlinien-Initiative gestartet, mit der eine Absenkung der Mindestschwellenwerte auf 10%, ein öffentlicher Einblick in die Register sowie die Abschaffung der Beschränkung auf ein berechtigtes Interesse angestrebt wird. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass das Transparenzregister zukünftig auch öffentlich ohne Einschränkungen einsehbar wird.

III. Handlungsbedarf

Vor dem Hintergrund des neuen Transparenzregisters empfehlen wir dringend (auch zur Vermeidung von Bußgeldern und einer persönlichen Haftung der Geschäftsführung) zu prüfen, ob im Rahmen der bestehenden Gesellschaftsstrukturen Handlungsbedarf mit Blick auf die Erfüllung (formaler) geldwäscherechtlicher Pflichten besteht. In Konzernen ist dabei insbesondere zu beachten, dass die Pflichten für jede einzelne Konzerngesellschaft gesondert gelten und die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten häufig komplex ist.

Hierbei unterstützen wir Sie selbstverständlich und beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen.