Einwurfeinschreiben bietet keinen sicheren Zugangsnachweis mehr – diese Alternativen gibt es

Aktualisiert am 10.07.2026

Das Einwurfeinschreiben im Rahmen der elektronischen Dokumentation begründet nicht mehr den Anscheinsbeweis für den Zugang eines Schriftstücks. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, Urteil vom 7. Mai 2026 – 2 AZR 184/25). Das inzwischen von der Deutschen Post AG beim Einwurfeinschreiben praktizierte digitale Scan-Verfahren begründet keinen Anscheinsbeweis für den Zugang eines Schriftstücks. Der elektronische Auslieferungsbeleg wird zu einem Zeitpunkt erzeugt, zu dem der Einwurf in den Briefkasten noch gar nicht erfolgt ist. Die Unterschrift des Zustellers bestätigt daher nicht den bereits vollzogenen Einwurf in den richtigen Briefkasten, sondern lediglich, dass der Zusteller vor dem Briefkasten stand und die Sendung bis dahin nicht verloren gegangen ist. Daher sollten Arbeitgeber wichtige Schriftstücke wie Kündigungsschreiben nicht mehr per Einwurfeinschreiben zustellen lassen.

Einwurfeinschreiben begründet im digitalen Verfahren keinen typischen Geschehensablauf

In dem entschiedenen Fall ging es um die Wirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung. Streitentscheidend war, ob dem Arbeitnehmer eine Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) zugegangen war. Der Arbeitgeber hatte behauptet, dass er dieses per Einwurfeinschreiben versendet habe und der Arbeitnehmer hatte den Zugang bestritten.

Das LAG Hamburg (Urteil vom 14. Juli 2025, 4 SLa 26/24) hatte als Vorinstanz argumentiert, dass die im digitalen Verfahren erzeugte Dokumentation des Einwurfeinschreibens derzeit nicht ausreicht, um einen typischen Geschehensablauf (regelmäßige ordnungsgemäße Zustellung in den richtigen Briefkasten) anzunehmen, der einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen könnte. Die Dokumentation des Einwurfeinschreibens, das digital abgefertigt wird, zeige nicht, dass ein konkretes Schreiben tatsächlich im richtigen Briefkasten gelandet ist. Vielmehr werde lediglich dokumentiert, dass der Zusteller die Sendung mit der Sendungsnummer vor dem Einwurf in einem Briefkasten eingescannt hat. Ob die Sendung dann tatsächlich im richtigen Briefkasten gelandet ist, hänge von vielen unterschiedlichen Faktoren, wie der Genauigkeit des Zustellers bzw. der Zustellerin und der Anzahl der Briefkästen ab.

Das BAG bestätigt die Wertung des LAG Hamburg zum Einwurfeinschreiben im digitalen Scan-Verfahren

Das BAG hat diese Würdigung bestätigt und hervorgehoben, dass gerade der maßgebliche Anknüpfungspunkt für einen Anscheinsbeweis fehlt: die wahrheitsgemäße Bestätigung einer bereits vollzogenen Zustellung. Nach Auffassung des BAG ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Brief tatsächlich eingeworfen wurde, nicht signifikant höher als bei einem gewöhnlichen Brief ohne besondere Zustellform.

Daher gebe es keine hinreichende Sicherheit, dass unter normalen Umständen die Sendung in den Machtbereich des Betroffenen (in seinen Briefkasten) gelangt ist. Zudem hatte das LAG Hamburg bemängelt, dass im Zustellnachweis hinter der „Empfangsbestätigung“ der Satz stand: „Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben, bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt.“ Dabei sei weder angekreuzt noch sonst ersichtlich, welche der beiden Zustellvarianten im konkreten Fall tatsächlich gewählt wurde. Zudem enthalte der Nachweis keine Angaben zur konkreten Anschrift und zur genauen Zustellzeit. Dies führe dazu, dass auch aus dem Zustellnachweis nicht klar hervorgehe, welche Handlung oder Art der Zustellung durch die Unterschrift des Postbediensteten bestätigt sei. Ein so formulierter Zustellnachweis könne auch deswegen keinen Anscheinsbeweis begründen, weil aufgrund der unklaren Dokumentation des Zustellvorgangs der Empfänger oder die Empfängerin praktisch keine Möglichkeiten habe, den behaupteten Zugang konkret zu widerlegen, da die Art der Zustellung nicht klar sei.

Das BAG schließt sich dieser Sicht an und betont, dass eine derart unklare Dokumentation keinen Anscheinsbeweis begründen kann, weil der Empfänger faktisch keine konkrete Möglichkeit hat, den behaupteten Zugang zu widerlegen. Es bleibt offen, ob tatsächlich übergeben oder nur eingeworfen wurde, an welcher Anschrift und zu welcher genauen Zeit.

Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für den Zugang der BEM‑Einladung; der elektronische Auslieferungsbeleg und die Sendungsverfolgung reichen dafür nach der BAG‑Entscheidung nicht aus. Arbeitgeber müssen im Streitfall mit weiteren Beweismitteln rechnen, wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet.

BGH bejahte den Anscheinsbeweis des Einwurfeinschreibens im früheren papiergestützten Zustellverfahren – klare Abgrenzung durch die aktuelle BAG‑Entscheidung

Der BGH hatte das Einwurfeinschreiben im Jahr 2016 als Zugangsnachweis anerkannt (Urteil vom 27. September 2016 – II ZR 299/15). Damals verwendete die Post allerdings noch ein papiergestütztes Zustellverfahren. Die Dokumentation des Einwurfs erfolgte im Rahmen eines fest standardisierten und physisch überprüfbaren Verfahrens mittels Abklebens des Peel-Off-Labels vor dem Einwurf. Heute dokumentieren die Zusteller:innen den Einwurf lediglich durch das Einscannen der Sendung.

Zu dem früher verwendeten papiergestützten Verfahren gehörte sowohl die Einlieferung der Sendung mit Einlieferungsbeleg als auch das Abziehen und Aufkleben des Peel-Off-Labels auf den Auslieferungsbeleg vor dem Einwurf in den Briefkasten, der tatsächliche Einwurf in den Hausbriefkasten des Empfängers oder der Empfängerin und die Unterschrift des Zustellers sowie die Datumsangabe auf dem Auslieferungsbeleg.

Lagen Einlieferungsbeleg und Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor, sprach das nach Auffassung des BGH typischerweise dafür, dass die Sendung in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist.

Ein solcher typischer Geschehensablauf sei bei dem heutigen elektronischen Scan-Verfahren laut dem BAG nicht gegeben. Der konkrete Einwurf in den richtigen Briefkasten und die Art der Zustellung werde dadurch nicht hinreichend klar und überprüfbar dokumentiert.

Bedeutung für die Praxis: Einwurfeinschreiben nicht mehr verwenden

Sicherheitshalber sollten Arbeitgeber das Einwurfeinschreiben bei fristgebundenen und besonders beweisbedürftigen Erklärungen nicht mehr verwenden. Dies gilt insbesondere bei:

• Kündigungen und Änderungskündigungen,
• Einladungen, Erinnerungen und Abschlussmitteilungen im BEM,
• Abmahnungen und Ermahnungen,
• Anhörungen vor außerordentlichen / Verdachtskündigungen (Nachweis der Wochenfrist),
• Fristsetzungen aller Art (zum Beispiel Vertragsangebote, Ausschlussfristen).

Wer hier weiterhin auf Einwurfeinschreiben setzt, geht ein erhebliches Prozessrisiko ein. Bestreitet nämlich der Arbeitnehmer den Zugang, bleibt der Arbeitgeber beweisfällig. Der elektronische Auslieferungsbeleg und die Online-Sendungsverfolgung genügen nach der BAG‑Entscheidung nicht, um den Zugang mit der nötigen gerichtlichen Überzeugung nachzuweisen.

Gerade im Kontext der krankheitsbedingten Kündigung hat dies erhebliche Folgen: Das BEM ist zwar kein „mildes Mittel“ im technischen Sinne, aber ein zentrales Instrument, um mögliche mildere Mittel (zum Beispiel Umsetzungen, Anpassung der Arbeitsbedingungen) zu identifizieren. Kann der Arbeitgeber den Zugang der BEM‑Einladung nicht beweisen, muss er im Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM das Arbeitsverhältnis nicht hätte erhalten können. Gelingt ihm dies nicht, ist die Kündigung regelmäßig unverhältnismäßig und damit unwirksam – so auch im vom BAG entschiedenen Fall.

Sicherere Alternativen: Bote und Gerichtsvollzieher

Wenn eine persönliche Übergabe vor Zeugen nicht in Frage kommt, bleibt als Zustellmethode unter Abwesenden vor allem die Zustellung per Boten. Sicher, aber aufwendig ist auch die Gerichtsvollzieherzustellung.

Die Zustellung durch Boten

Die Zustellung durch einen Boten hat den Vorteil, dass der Bote den Einwurf in den Hausbriefkasten oder die Übergabe konkret bezeugen kann.

Wichtig für die Beweisführung ist dabei eine lückenlose Dokumentation folgender Schritte:

• Kuvertierung des konkret bezeichneten Schreibens in den Umschlag. Dies kann durch Mitarbeitende der Personalabteilungen dokumentiert werden.
• Zustellung (Einwurf oder Übergabe) beim Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin. Die Zustellung sollte entsprechend dokumentiert werden.

In der Praxis hat es sich bewährt, wenn der Arbeitgeber folgende Unterlagen vorlegen kann:

• Protokoll über die Kuvertierung (wer, wann, welches Schreiben in welchen Umschlag gesteckt hat).
• Zustellprotokoll des Boten mit:
  • Datum, Uhrzeit, genauer Zustellort,
  • Art des Schreibens (zum Beispiel „fristlose Kündigung vom …“),
  • Art des Zugangs (Einwurf in Hausbriefkasten / persönliche Übergabe),
  • Unterschrift des Boten.

Zustellung per Gerichtsvollzieher, § 132 BGB

Die Zustellung eines Schriftstücks per Gerichtsvollzieher ist ein sehr sicherer Zustellweg, aber aufwendiger und teurer als der Einsatz eines Boten.

Praktisch werden Unternehmen davon eher nur bei besonders wichtigen oder streitträchtigen Konstellationen Gebrauch machen.

Handlungsempfehlungen für HR-Abteilungen

Grundsätzlich empfehlen wir HR- und Rechtsabteilungen vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung folgende Maßnahmen:

Interne Zustellrichtlinien überarbeiten

Unternehmen sollten in ihren internen Richtlinien festlegen, dass für kritische Schreiben (Kündigungen, BEM-Korrespondenz, Abmahnungen, Fristsetzungen) kein Einwurfeinschreiben mehr genutzt wird.

Der Einwurf des Schreibens in den Hausbriefkasten durch einen Boten sollte die erste Wahl sein, wenn eine persönliche Übergabe nicht in Frage kommt.

Standardformulare für die Dokumentation einführen

HR-Mitarbeitende schulen

Arbeitgeber sollten Mitarbeitende, die rechtlich relevante Schreiben versenden, über die Änderung informieren und ihnen die Bedeutung des Zugangsnachweises und der geänderten Rechtsprechung erläutern. HR-Abteilungen und den Führungskräften sowie der Poststelle sollte klar sein, dass das Einwurfeinschreiben keine sichere Option mehr ist.

Damit Unternehmen im Bedarfsfall schnell reagieren können, ist es sinnvoll, im Vorfeld zu klären, wer die Funktion des Boten übernehmen kann bzw. welches Unternehmen hiermit beauftragt wird und wie der Einsatz in der Praxis abläuft.

Dokumentation in der Personalakte

Arbeitgeber sollten Zustellprotokolle, Empfangsbestätigungen und sonstige Nachweise systematisch in der Personalakte ablegen, um auch Jahre später die lückenlose Zustellung belegen zu können.

Fazit

Klar ist nun, dass bei digital dokumentierten Einwurfeinschreiben – zumindest in der vom Gericht geprüften Ausgestaltung – der Zustellnachweis allein nicht ausreicht, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang zu begründen.

Arbeitgeber können bei Kündigungen, BEM-Einladungen, Abmahnungen oder anderen kritischen Erklärungen nicht mehr auf Einwurfeinschreiben setzen. Nur eine konsequent auf Boten, Hausbriefkasten und lückenlose Dokumentation ausgerichtete Zustellpraxis trägt der vom BAG betonten Beweislast des Arbeitgebers Rechnung und reduziert das Prozessrisiko wirksam.

Abzuwarten bleibt, ob der Bundesgerichtshof sich dem BAG anschließen wird und ob die Deutsche Post das Verfahren bei der Zustellung von Einwurfeinschreiben im Hinblick auf diese Rechtsprechung eventuell abändert.

Siehe zum Thema Zustellung von Kündigungen auch: Zugang der Kündigung zu den postüblichen Zustellungszeiten – KPMG-Law