AWV Meldepflicht beachten – Mit effektiven & effizienten Meldeprozessen Bußgeldrisiken minimieren und Kosten optimieren

Als Accounting- bzw. Treasury-Verantwortliche/r in Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist Ihnen der Hinweis auf Kontoauszügen zur Beachtung der Meldepflichten im Außenwirtschaftsrecht wahrscheinlich bekannt. Von unseren Experten erfahren Sie, welche Risiken Sie berücksichtigen sollten, wo Fehlerquellen liegen und welche Möglichkeiten zur Steigerung der Effektivität und Effizienz der Meldeprozesse bestehen.

Die Verpflichtung zur Abgabe von Außenwirtschaftsmeldungen basiert auf den Bestimmungen der §§ 63 ff. der Außenwirtschaftsverordnung (AWV). Danach müssen Zahlungsmeldungen, Bestandsmeldungen und Vermögensmeldungen zum Zwecke der Erstellung der Zahlungsbilanz für die Bundesrepublik Deutschland an die Deutsche Bundesbank abgegeben werden. Die Einhaltung der Meldepflichten wird regelmäßig durch die Deutsche Bundesbank sowie durch die Zollbehörden branchenunabhängig geprüft. Inkorrekte, unvollständige oder verspätet eingereichte Meldungen stellen Verstöße gegen die AWV dar und können von den dafür zuständigen Zollbehörden als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden. Gemäß den Bußgeldvorschriften nach § 19 Abs. 6 AWG sind Bußgelder von bis zu 30.000 EUR pro Meldepflichtverstoß möglich. Des Weiteren können gegen Unternehmensinhaber und Führungskräfte gem. § 130 OWiG (i. V. m. § 9 OWiG) Geldbußen wegen Aufsichtspflichtverletzungen verhängt werden. Auch die Sanktionierung der betroffenen Unternehmen selbst durch die Verhängung von Verbandsgeldbußen (§ 30 OWiG) ist möglich.

Basierend auf unseren Erfahrungen können wir die häufigsten Fehlerquellen in folgende Kategorien unterteilen:

• Unwissenheit und Unklarheiten bzgl. der anwendbaren Vorschriften: Die Vorschriften des AWV-Meldewesens, welche durch zahlreiche Merkblätter und die „Erläuterungen zum Leistungsverzeichnis für die Zahlungsbilanz“ der Deutschen Bundesbank konkretisiert und ergänzt werden, sind umfangreich und komplex. Da den geprüften Unternehmen die einschlägigen Vorschriften oftmals nicht bekannt sind, kommt es nicht selten bei Prüfungen zu zahlreichen Feststellungen von Meldepflichtverstößen. Durch die unterbliebene Auseinandersetzung mit den regulatorischen Bestimmungen und wegen fehlender Mitarbeiterschulungen mangelt es oftmals an dem Know-how, welches zur Abgabe korrekter, vollständiger und fristgerechter Meldungen erforderlich ist.

• Keine klar definierten Verantwortlichkeiten: Aufgrund fehlender Richtlinien bestehen Unklarheiten bezüglich der auszufüllenden Meldeblätter sowie der dafür verantwortlichen Abteilungen und Personen. Dies führt nicht selten dazu, dass meldepflichtige Sachverhalte nicht korrekt aufgearbeitet und Meldungen gar nicht, fehlerhaft oder auch doppelt abgegeben werden.

• Prozessschwächen: Die Erfüllung der regulatorischen Anforderungen vor dem Hintergrund der Vielzahl an meldepflichtigen Transaktionen mit unterschiedlichen Meldemerkmalen ist unserer Erfahrung nach eine der größten Herausforderungen im Bereich der Außenwirtschaftsmeldungen. Effizienz- und Kostendruck, ein stetig ansteigendes Belegvolumen und nicht zuletzt die kurzen Meldefristen führen dazu, dass manuelle Tätigkeiten zur Erstellung der Meldungen auf ein Minimum reduziert werden müssen. Oftmals werden die Potentiale der Prozessautomatisierung nicht erkannt. Als Beispiele seien hier die fehlende Nutzung von Systemfunktionalitäten und ein hoher manueller Aufwand bzgl. der Erkennung der Meldepflicht, Ableitung der Meldemerkmale und Datenaufarbeitung sowie -aggregation zu nennen. Ineffizienzen und Fehlerpotentiale sind die Folge.

• IT-Fehlerquellen: Eine zunehmende Automatisierung von Meldeprozessen geht immer auch mit zusätzlichen, systemtechnischen Risiken einher, welche überwacht werden müssen. Fehlerhafte bzw. suboptimale Systemeinstellungen führen dazu, dass die Erfassung melderelevanter Daten vergessen wird oder die Eingabe erst gar nicht möglich ist. Eine geringe Datenverfügbarkeit und -verlässlichkeit führt dann zu einem erhöhten nachgelagerten Erstellungs- und Kontrollaufwand. Bei einer hohen Datenverfügbarkeit wiederum, welche zur automatisierten Ableitung von Meldemerkmalen essentiell ist, besteht die Gefahr der fehlerhaften Interpretation einzelner Felder und Feldwerte. Ebenso liegen Fehlerquellen in Systemreports und Tools wie bspw. SQL-Routinen, welche zur Ermittlung meldepflichtiger Transaktionen und zur Ableitung von Meldemerkmalen genutzt werden.

KPMG schafft Transparenz und reduziert dadurch Risiken und Kosten – mit einem individuellen Ansatz, ausgerichtet an Ihren Bedürfnissen und dem Reifegrad Ihrer Meldeprozesse. Wir beraten zu den regulatorischen Anforderungen und identifizieren Ihre meldepflichtigen Sachverhalte, anwendbare Meldeblätter sowie bestehende Meldelücken. Auf Grundlage der festgestellten Sachverhalte unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung von Nachmeldungen und prüfen gegebenenfalls die Möglichkeit einer freiwilligen Selbstanzeige nach § 22 Abs. 4 AWG. Bei Einleitung eines Bußgeldverfahrens erarbeiten wir die nötige Verteidigungsstrategie und koordinieren das Verfahren und die Kommunikation mit den Ermittlungsbehörden.

Ebenso bewerten wir Ihre Datengrundlage und -verfügbarkeit sowie den technischen Reifegrad und ermitteln mögliche Automatisierungspotentiale. Darauf aufbauend unterstützen wir Sie bei der Definition, Implementierung und Optimierung der Meldeprozesse bis hin zur vollautomatischen Erstellung. Zur nachhaltigen Sicherstellung der Effektivität Ihrer Meldeprozesse stellen wir umfangreiche und adressatengerechte Schulungsunterlagen bereit, definieren Richtlinien und Handbücher, beraten Sie bzgl. möglicher Qualitätssicherungsmaßnahmen oder einer möglichen Zentralisierung der Meldeprozessorganisation.

Unser Leistungsspektrum im Bereich der Außenwirtschaftsmeldungen ist groß – sprechen Sie uns gerne mit Ihren individuellen Fragestellungen an!