Suche
Contact
Symbolbild zum Datenmanagement: Server
31.01.2024 | KPMG Law Insights

So sollten Unternehmen ihre Daten kategorisieren

Teil 1 der Beitragsserie „Profitipps zum Data Compliance Management“

Im Rahmen ihrer digitalen Transformation einer regulatorischen und rechtlichen Komplexität ausgesetzt. Das unterstreicht die Notwendigkeit eines präzisen Verständnisses und eines robusten Managements der eigenen Daten. Diese dreiteilige Serie beschreibt die aus Sicht von Praktiker:innen relevantesten Aspekte und bewährte Herangehensweisen.

Im Zentrum dieses ersten Beitrages steht die Kategorisierung der Unternehmensdaten. Das ist eine Grundvoraussetzung für einen rechtskonformen Umgang mit Daten. In der Praxis werden die regulatorischen Aspekte jedoch oft zu wenig berücksichtigt.

Die praktische Bedeutung der Datentransparenz

Fundamental ist zunächst, dass das Unternehmen weiß, welche Daten es überhaupt hält. Außerdem ist wichtig, dass es Kenntnis darüber hat, wie die Daten verarbeitet werden und in welchem Kontext dies geschieht. Nur so kann das Unternehmen beurteilen, welche rechtlichen Aspekte für bestimmte Daten überhaupt relevant sind. Datenschutzrecht, Urheberrecht oder Geheimnisschutzrecht können sehr konkrete Anforderungen an den Umgang mit Daten stellen. Und um diese zu erfüllen, benötigt das Unternehmen ein gesundes Maß an Datentransparenz.

Der Kontext als Schlüssel zu einem rechtskonformen Umgang mit Daten

Dazu gehört aber nicht nur die Kenntnis, welche Daten es überhaupt gibt. Noch wichtiger ist die Information, in welchem Kontext sie zu betrachten sind. Erst der Kontext gibt Aufschluss über den Ursprung der Daten, ihre Eigenschaften, ihre prozessuale Bedeutung und damit über die zugehörigen Compliance-Anforderungen. Beispielsweise reicht die Information, dass bestimmte Daten bei der HR-Abteilung verarbeitet werden und irgendwo in der HR-Software gespeichert sind, nicht aus, um die damit möglicherweise ausgelösten regulatorischen Pflichten zu verstehen. Wenn Daten etwa personenbezogen sind und direkt von Betroffenen stammen, müssen diese darüber formal informiert werden. Wenn Daten geheimnisschutzrelevant sind, müssen sie unter Umständen besonders markiert und geschützt werden. Und wenn sie urheberrechtlich geschützt sein könnten, käme es darauf an, ob das Unternehmen selbst der Träger der entsprechenden Rechte ist oder vielleicht jemand anderes.

Folgen einer ungenauen Kategorisierung

In der Praxis werden immer noch viel zu häufig Datenkategorien auf Grundlage der verwendeten IT-Systeme oder nach Maßgabe der innerbetrieblichen Zuständigkeiten definiert. Eine solche, nicht-kontextbezogene Datenkategorisierung ist jedoch nicht nur ungenau, sondern kann auch drastische praktische Konsequenzen haben. Ein Beispiel: Werden Gesundheitsdaten (wie Schwerbehinderungsgrade) versehentlich einer anderen Datenkategorie zugeordnet, etwa „Bewerberdaten“, hätte das nach der neueren EuGH-Rechtsprechung unter Umständen zur Folge, dass der gesamte Datenbestand „Bewerberdaten“ den erheblich höheren Schutzvorgaben für Gesundheitsdaten unterliegen würde. Wenn das Unternehmen dies nicht weiß und es folglich operationell nicht berücksichtigt, drohen empfindliche Bußgelder und Reputationsschäden.

Mehrdimensionale Datenkategorisierung

Datenkategorien sollten daher immer kontextbezogen entwickelt werden. Ideal eignen sich hierfür standardisierte hierarchische Geschäftsprozessmodelle, wie sie von bestimmten Organisationen zur Verfügung gestellt werden. Von den dort umfassend definierten Prozessgruppen und den in ihnen zusammengefassten Prozessen lassen sich prozessbasierte Datenkategorien ableiten und an die spezifischen Besonderheiten des Unternehmens anpassen. Diese können dann mit den notwendigen Attributen versehen werden, wie „personenbezogen“, „besondere Kategorie i.S.v. Art. 9 DSGVO“ oder „geheimnisschutzrelevant“.

Erfassung aller Unternehmensdaten

Ein Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass sie alle Unternehmensdaten erfasst und damit eine effektive Datenkategorisierung ermöglicht. Eine selektive Betrachtung hingegen birgt Risiken. Schon durch eine Verknüpfung von davor datenschutzrechtlich unbedenklichen Daten kann beispielsweise plötzlich Personenbezogenheit im Sinne der DSGVO entstehen. Die Folge: Ab dem Moment gelten völlig neue Anforderungen für die zukünftige rechtskonforme Handhabung dieser Daten. Das wird bei einer selektiven und dadurch notgedrungen fragmentierten Kategorisierung der Datenbestände leicht übersehen.

Fazit

Eine gründliche Datenkategorisierung, ausgerichtet an regulatorischen Anforderungen und dem Kontext der zugrundeliegenden Geschäftsprozesse, ist das Fundament eines resilienten Daten-Compliance-Managements. Durch eine solide Datenkategorisierung können Unternehmen ihre Compliance-Risiken minimieren und eine klare Linie im Umgang mit unterschiedlichen Datentypen zeichnen. In den nächsten beiden Beiträgen werden wir ein Verständnis für den Data Lifecycle schaffen und uns dann der Frage widmen, wie ein Unternehmen auf Grundlage seiner ordentlich kategorisierten Datenbestände in effektiver und effizienter Weise Daten-Compliance sicherstellen kann.

 

Explore #more

02.06.2025 | Dealmeldungen

KPMG Law und KPMG beraten Diehl Defence bei der Übernahme von e.sigma

Die KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH (KPMG Law) und die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (KPMG) haben die Diehl Defence GmbH & Co. KG (Diehl Defence) bei dem…

27.05.2025 | KPMG Law Insights

Handy-Kontrollen bei der Einreise in die USA: So verhalten Sie sich richtig

Keyfacts: US-Einwanderungsbeamte überwachen öffentliche Social-Media-Daten und Reisende sollten bereit sein, Details zu ihren persönlichen Social-Media-Konten zu teilen. Alle Reisenden in die USA können an der…

23.05.2025 | KPMG Law Insights

Mitarbeiterentsendung in die USA: Das ist bei der US-Immigration zu beachten

Die Verschärfungen bei der US-Immigration führen weltweit zu Verunsicherung. Insbesondere die Kontrollen bei der Einreise in die USA sind seit dem Antritt der neuen US-Regierung

14.05.2025 | KPMG Law Insights

BGH zu Kundenanlagen: Beschluss ordnet richtlinienkonforme Anwendung an

Mit Beschluss vom 13. Mai 2025 hat der BGH die Versorgunginfrastruktur im konkreten Fall einer Wohnanlage in Zwickau als Verteilernetz eingestuft und damit die Beschwerde…

13.05.2025 | In den Medien

KPMG Law Experte im Spiegel zur aktuellen Energiepolitik

In einem aktuellen Beitrag im Spiegel zur Energiepolitik wird Dirk-Henning Meier, Senior Manager im Bereich Energierecht bei KPMG Law, zitiert. Sie finden den Beitrag…

13.05.2025 | In den Medien, Karriere

azur Karriere Magazin – Alles KI oder was?

Künstliche Intelligenz ist längst in Kanzleien und Rechtsabteilungen angekommen. Doch der Umgang mit ihr will gelernt sein. Viele Arbeitgeber erweitern daher ihre Legal-Tech-Ausbildung um KI-Schulungen…

13.05.2025 | KPMG Law Insights

Erste Erfahrungen mit dem Einwegkunststofffondsgesetz: Das sollten Hersteller beachten

Getränkebecher, Folien und Plastikzigarettenfilter verschmutzen Straßen, Parks und Gehwege. Die Reinigungskosten tragen die Kommunen. Das Einwegkunststofffondsgesetz soll sie finanziell entlasten. Die Idee: Die Hersteller bestimmter…

07.05.2025 | KPMG Law Insights

Kündigung von befristeten Mietverträgen bei der „Vermietung vom Reißbrett“

Bei einer „Vermietung vom Reißbrett“ beginnt das Mietverhältnis erst zu einem späteren Zeitpunkt zu laufen, meist dem Übergabetermin. In der Regel gehen die Vertragsparteien in…

06.05.2025 | In den Medien

Wirtschaftswoche zeichnet KPMG Law aus

KPMG Law wurde vom der WirtschaftsWoche als „TOP Kanzlei 2025“ im Bereich M&A ausgezeichnet. Ian Maywald, Partner bei KPMG Law in München, wurde außerdem…

Kontakt

Dr. Jyn Schultze-Melling, LL.M.

Partner

Heidestraße 58
10557 Berlin

Tel.: +49 30 530199 410
jschultzemelling@kpmg-law.com

© 2025 KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, assoziiert mit der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einer Aktiengesellschaft nach deutschem Recht und ein Mitglied der globalen KPMG-Organisation unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Limited, einer Private English Company Limited by Guarantee, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Für weitere Einzelheiten über die Struktur der globalen Organisation von KPMG besuchen Sie bitte https://home.kpmg/governance.

KPMG International erbringt keine Dienstleistungen für Kunden. Keine Mitgliedsfirma ist befugt, KPMG International oder eine andere Mitgliedsfirma gegenüber Dritten zu verpflichten oder vertraglich zu binden, ebenso wie KPMG International nicht autorisiert ist, andere Mitgliedsfirmen zu verpflichten oder vertraglich zu binden.

Scroll