Große Infrastrukturvorhaben wie Flughäfen, Fernstraßen oder Eisenbahntrassen berühren diverse öffentliche Belange und die privaten Interessen einer großen Zahl von Personen. Daher gibt es für solche Vorhaben ein besonderes Genehmigungsverfahren: das Planfeststellungsverfahren. In diesem formalisierten Verfahren sollen die Belange aller betroffenen Personen und Unternehmen ermittelt und abgewogen werden. Oftmals finden zu diesem Zweck mehrere Beteiligungsrunden mit anschließender öffentlicher Erörterung statt. Die Kehrseite: Die Verfahren dauern meist mehrere Jahre und binden bei der jeweils zuständigen Behörde Ressourcen, wodurch es zu erheblichen Engpässen bei der Vorhabengenehmigung kommen kann.
Zur Lösung dieses Problems hat der Gesetzgeber – neben verschiedenen weiteren Instrumenten zur Beschleunigung von Bauvorhaben – den Einsatz eines sogenannten Projektmanagers vorgesehen. Dies ist ein privater Dritter, den die zuständige Behörde als Verwaltungshelfer in das Genehmigungsverfahren einbinden kann. Die Kosten eines externen Projektmanagers trägt der Vorhabenträger.
Planfeststellungsverfahren sind eine Herausforderung für Vorhabenträger und Behörden
Im Rahmen des Planfeststellungsverfahrens stellt die Anhörungsbehörde der Öffentlichkeit die Planunterlagen zur Verfügung. Jeder, dessen Belange durch das Vorhaben berührt werden, erhält Gelegenheit zu Einwendungen gegen den Plan. Die Behörde beteiligt zudem andere Behörden, deren fachlicher Zuständigkeitsbereich betroffen ist, weitere Träger öffentlicher Belange sowie anerkannte Umwelt- und Naturschutzvereinigungen.
Dieser Prozess kann herausfordernd für die Verwaltung sein. Schon das Sichten der Antragsunterlagen kostet viel Zeit. Bei größeren Vorhaben kommen hier leicht mehrere tausend Seiten zusammen.
Häufig werden viele hunderte, bei besonders umstrittenen Vorhaben gar tausende Einwendungen und Stellungnahmen gegen ein Vorhaben eingereicht. Diese können sehr umfangreich sein. Insgesamt betreffen sie eine Vielzahl unterschiedlicher privater wie öffentlicher Belange. Alle Einwendungen müssen gesichtet, sortiert und bearbeitet werden.
Schließlich ist ein Erörterungstermin anzuberaumen, vorzubereiten und durchzuführen. Hier werden die Einwendungen und Stellungnahmen besprochen. Je nach Anzahl der zu beteiligenden Einwender und Träger öffentlicher Belange kann dies einen erheblichen Organisationsaufwand auslösen.
Entscheidet sich die Behörde am Ende des Planfeststellungsverfahrens dazu, das Vorhaben zu genehmigen, ergeht ein umfassender Planfeststellungsbeschluss, der sämtliche im Lauf des Verfahrens aufgeworfenen Fragen behandelt und einer Lösung zuführt.
Projektmanager können bei diesen Vorhaben eingesetzt werden
Der Projektmanager ist in allen wesentlichen Fachplanungsgesetzen vorgesehen. Ausdrücklich geregelt ist er im Energiewirtschaftsgesetz, im Bundesfernstraßengesetz, im Bundeswasserstraßengesetz, im Personenbeförderungsgesetz, im Netzausbaubeschleunigungsgesetz und im Allgemeinen Eisenbahngesetz. Dabei steht die Entscheidung über das Ob des Einsatzes und die Auswahl eines Projektmanagers im Bereich der Fachplanung grundsätzlich im Ermessen der Behörde. Für Anlagengenehmigungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz gilt hingegen seit der BImSchG-Novelle von 2024 sogar, dass die Genehmigungsbehörde den Antrag des Vorhabenträgers auf Einsatz eines Projektmanagers nur ausnahmsweise bei Vorliegen besonderer Gründe ablehnen darf.
Diese Tätigkeiten können Projektmanager im Planfeststellungsverfahren unter anderem übernehmen
Wer Projektmanager sein kann, legt das Gesetz nicht fest. In Frage kommen sowohl Beratungsunternehmen mit technischer als auch mit juristischer Expertise.
Zu den Aufgaben des Projektmanagers gehört zunächst die Erstellung von Verfahrensleitplänen unter Bestimmung von Verfahrensabschnitten und Zwischenterminen.
Projektmanager verfügen in der Regel über eine IT-Infrastruktur, mit der auch eine größere Anzahl von Einwendungen und Stellungnahmen unter Beachtung des Datenschutzes erfasst und bearbeitet werden kann. Dabei kommt inzwischen immer öfter auch künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Der Projektmanager analysiert die Stellungnahmen und erstellt eine Vorauswertung für die Behörde. Die Vorteile: Die Anhörungsbehörde hat jederzeit einen Überblick, wie viele Einwendungen und Stellungnahmen zu welchen Themen abgegeben wurden; diese lassen sich sortieren und effizient beantworten. So kann auch der Erörterungstermin sinnvoll und zeitsparend vorbereitet werden.
Regelmäßig werden in Planfeststellungsverfahren auch verschiedene Fachgutachter:innen beteiligt. Deren Koordination kann das Projektmanagement-Unternehmen ebenfalls übernehmen.
Externe Projektmanager können den Erörterungstermin organisieren und durchführen. Das schließt die Protokollführung, das Erfassen etwaiger neue Informationen mit Blick auf die Einwendungen und Stellungnahmen sowie den Entwurf eines Anhörungsberichts mit ein.
Während des gesamten Verfahrens können Projektmanager die Fristenkontrolle und die Koordination der notwendigen Verfahrensbeiträge der verschiedenen Beteiligten übernehmen.
Schließlich kann die Behörde den Projektmanager mit dem Entwurf von Entscheidungen beauftragen. Die Letztentscheidungskompetenz über den Planfeststellungsbeschluss verbleibt bei der Behörde.
Vorteile des Projektmanagers: Entlastung der Behörde und Beschleunigung des Planfeststellungsverfahrens
Beauftragt die Behörde einen externen Projektmanager, kann sie erhebliche Ressourcen für die Bearbeitung der Stellungnahmen, die Organisation und Durchführung des Erörterungstermins sowie den Entwurf von Entscheidungen einsparen. Durch den verstärkten Einsatz von Projektmanagern durch die Behörden ließe sich daher mit der bestehenden Personalausstattung eine größere Anzahl an parallelen Genehmigungsvorhaben vorantreiben. Projektmanager sind auf solche Verfahren spezialisiert und verfügen über die notwendige IT. Auch die Vorhabenträger, die die Kosten des Projektmanagers tragen, sind an einer effizienten und schnellen Erledigung des Planfeststellungsverfahrens interessiert. Daher rechnet sich der Einsatz des Projektmanagers für sie in aller Regel.
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