eForms: Neue Standardformulare für Vergabestellen

Ab dem 25. Oktober 2023 dürfen Vergabestellen öffentlicher Auftraggeber für Veröffentlichungen nur noch die neuen eForms verwenden. Das sieht die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 vor, die die EU-Kommission bereits am 23. September 2019 verabschiedet hat. Die eForms sind der neue Standard für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und abgewickelte Beschaffungen auf dem TED-Portal (Tenders Electronic Daily). Die bisherigen EU-Standardbekanntmachungsformulare werden durch die Einführung der eForms restlos abgelöst. Die Regelungen der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 gelten bisher nicht für den Unterschwellenbereich. Langfristig sieht die EU aber vor, auch hier den neuen Standard zu etablieren.

Ab dem 25. Oktober 2023 ist die Verwendung von eForms obligatorisch und das Amt für Veröffentlichungen der EU wird nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptieren. Bis zum 24. Oktober 2023 eingegangene Bekanntmachungen nach dem bisherigen Schema werden auf dem TED-Portal weiterhin angezeigt.

eForms sollen zu höherer Beteiligung an Vergabeverfahren führen

Die eForms sollen zur Digitalisierung des Vergabemarktes beitragen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Gleichzeitig erhofft sich die EU-Kommission, dass Bekanntmachungen durch eine höhere Datenabfrage leichter gefunden werden und sich mehr Unternehmen, insbesondere auch kleine und mittelständische Unternehmen, an Ausschreibungen beteiligen. Außerdem soll den Bürgerinnen und Bürgern mehr Transparenz geboten werden.

Auftraggeber sollten sich vorbereiten

Technisch werden sich für die Mitarbeitenden von Vergabestellen keine beachtlichen Änderungen ergeben. Die bisher genutzten Vergabeportale und Vergabemanagementsysteme können aller Voraussicht nach weiterhin lückenlos genutzt werden. Allerdings dürften die zu erfassenden Daten umfangreicher als bislang ausfallen. Die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 sieht eine Vielzahl neuer Datenfelder (verpflichtende und optionale) vor, auf die sich die Vergabestellen vor dem 24. Oktober 2023 vorbereiten sollten.

Sollten Sie Fragen zur Einführung der eForms haben, sprechen Sie uns gerne an. Bei Interesse bieten wir Ihnen auch einen Praxisworkshop an, der Sie auf den Umgang mit den eForms vorbereitet.