Verschärfung der Registrierungs- und Nachweispflichten für Geschäftsreisen nach Österreich

Mitarbeiter eines Unternehmens in Deutschland und vor allem deutsche Staatsangehörige machen sich vor Geschäftsreisen nach Österreich vermutlich keine Gedanken über mögliche Reglementierungen. Dies kann für den Arbeitgeber schwerwiegende Folgen haben: Es drohen Bußgelder, der Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren und sogar wirtschaftliche Betätigungsverbote für Österreich.

Das österreichische Recht kennt bereits seit längerem Registrierungspflichten für entsandte ausländische Mitarbeiter von Unternehmen mit Sitz außerhalb Österreichs. Dies gilt auch für Unternehmen mit Sitz in anderen EU/EWR-Mitgliedstaaten oder der Schweiz. Betroffen von den Registrierungspflichten sind auch Einsätze von Mitarbeitern mit der Staatsangehörigkeit eines anderen EU-/EWR-Mitgliedstaates oder mit Schweizer Staatsangehörigkeit.

Dass die Geschäftsreisenden über keinen Arbeitsvertrag mit einem Unternehmen in Österreich verfügen, führt nicht zur Befreiung von den Registrierungspflichten.

Die bestehenden Regelungen wurden mit Wirkung zum 1. Januar 2015 signifikant verschärft. Dies geschah in zweierlei Hinsicht: Bisherige Befreiungen von den Registrierungspflichten wurden beschränkt und wirtschaftlich gravierendere Rechtsfolgen eingeführt.

Kommt der Arbeitgeber eines Geschäftsreisenden der Pflicht zur Registrierung nicht nach, drohen dem Unternehmen neben der Verhängung von Bußgeldern je nach Art und Schwere der Verletzung der gesetzlichen Vorgaben weitere Sanktionen. Die österreichischen Behörden können Honorarzahlungen des Vertragspartners an den Arbeitgeber untersagen oder den Arbeitgeber in ein „Black Book“ aufnehmen und damit von öffentlichen Vergabeverfahren ausschließen.

Die Registrierungspflichten gelten nun auch, wenn eine Geschäftsreise nach Österreich nur wenige Stunden dauern soll.

Auch „Business Meetings“ im Zusammenhang mit allein im Ausland geschlossenen Dienstleistungsverträgen (beide Vertragspartner haben ihren Sitz außerhalb Österreichs) lösen Registrierungspflichten aus, etwa, wenn die nächsten Projektphasen diskutiert werden sollen.

Österreich hat zudem Nachweispflichten für Dokumente eingeführt, die auch Geschäftsreisende erfüllen müssen. Dazu zählt im Einzelfall die Vorlage bestimmter Lohnunterlagen auf behördliche Anforderung hin. Werden diese Nachweispflichten verletzt, droht bei einem gewissen Schweregrad gar ein wirtschaftliches Betätigungsverbot von einem Jahr bis zu fünf Jahren.

Folgen

Auch deutsche Geschäftsreisende, die für einen deutschen Arbeitgeber nach Österreich reisen, sind von diesem bei der Zentralen Koordinationsstelle des Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) zu registrieren. Dies muss spätestens sieben Tage vor Beginn der Reise erfolgen. Lediglich in Notfallsituationen darf diese Frist ausnahmsweise unterschritten werden.

Gerade aber die etwas unscheinbaren Nachweispflichten können enorme wirtschaftliche Schäden verursachen. Diese gehen weit über den wirtschaftlichen Ertrag oder den Vorteil durch den Einsatz des Mitarbeiters bei einer einzelnen Geschäftsreise hinaus.

Leistungen von KPMG Law

Wir beraten Sie umfassend zu arbeitsgenehmigungs- und aufenthaltsrechtlichen Fragenstellungen im In- und Ausland*. Im Hinblick auf die Pflichten bei Geschäftsreisen nach Österreich unterstützen wir Sie insbesondere gerne bei folgenden Aspekten:

• Weitergehende Erläuterungen zu den Einzelheiten der Registrierungspflichten und Nachweispflichten (Inhalt, Reichweite, Durchführung u.ä.)
• Prüfung, ob und inwieweit einzelne Tätigkeiten eine Registrierungspflicht auslösen und Nachweispflichten zu erfüllen sind
• Unterstützung bei der Durchführung der Registrierung

*Beratungsleistungen im Zusammenhang mit Fragen zu ausländischen Rechtsordnungen erbringen wir mit Unterstützung von Mitgliedsgesellschaften aus dem internationalen KPMG-Netzwerk oder ausländischen Rechtsanwaltskanzleien.