Das Einwurfeinschreiben im Rahmen der elektronischen Dokumentation begründet nicht mehr den Anscheinsbeweis für den Zugang eines Schriftstücks. Das hatte das LAG Hamburg mit Urteil vom 14. Juli 2025 (4 SLa 26/24) entschieden und das Bundesarbeitsgericht hat die dagegen gerichtete Revision nun zurückgewiesen (BAG, Urteil vom 7. Mai 2026 – 2 AZR 184/25).
Die Entscheidungsgründe des Urteils des BAG vom 7. Mai 2026 liegen noch nicht vor. Dennoch sollten Arbeitgeber bereits jetzt auf die Zustellung wichtiger Schriftstücke wie Kündigungsschreiben per Einwurfeinschreiben ab sofort verzichten.
Hintergrund: LAG Hamburg zum Einwurfeinschreiben im digitalen Verfahren
In dem entschiedenen Fall ging es um den Zugang eines BEM-Einladungsschreibens. Der Arbeitgeber hatte behauptet, dass er dieses per Einwurfeinschreiben versendet habe und der Arbeitnehmer hatte den Zugang bestritten.
Das LAG Hamburg argumentierte, dass die im digitalen Verfahren erzeugte Dokumentation des Einwurfeinschreibens derzeit nicht ausreicht, um einen typischen Geschehensablauf (regelmäßige ordnungsgemäße Zustellung in den richtigen Briefkasten) anzunehmen, der einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen könnte. Die Dokumentation des Einwurfeinschreibens, das digital abgefertigt wird, zeige nicht, dass ein konkretes Schreiben tatsächlich im richtigen Briefkasten gelandet ist. Vielmehr werde lediglich dokumentiert, dass der Zusteller die Sendung mit der Sendungsnummer vor dem Einwurf in einem Briefkasten eingescannt hat. Ob die Sendung dann tatsächlich im richtigen Briefkasten gelandet ist, hänge von vielen unterschiedlichen Faktoren, wie der Genauigkeit des Zustellers bzw. der Zustellerin und der Anzahl der Briefkästen ab.
Daher gebe es keine hinreichende Sicherheit, dass unter normalen Umständen die Sendung in den Machtbereich des Betroffenen (in seinen Briefkasten) gelangt ist. Zudem bemängelte das LAG Hamburg, dass im Zustellnachweis hinter der „Empfangsbestätigung“ der Satz stand: „Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben, bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt.“ Dabei sei weder angekreuzt noch sonst ersichtlich, welche der beiden Zustellvarianten im konkreten Fall tatsächlich gewählt wurde. Zudem enthalte der Nachweis keine Angaben zur konkreten Anschrift und zur genauen Zustellzeit. Dies führe dazu, dass auch aus dem Zustellnachweis nicht klar hervorgehe, welche Handlung oder Art der Zustellung durch die Unterschrift des Postbediensteten bestätigt sei. Ein so formulierter Zustellnachweis könne auch deswegen keinen Anscheinsbeweis begründen, weil aufgrund der unklaren Dokumentation des Zustellvorgangs der Empfänger oder die Empfängerin praktisch keine Möglichkeiten habe, den behaupteten Zugang konkret zu widerlegen, da die Art der Zustellung nicht klar sei.
Die Entscheidung macht deutlich, dass bei digital dokumentierten Einwurfeinschreiben – zumindest in der vom Gericht geprüften Ausgestaltung – der Zustellnachweis allein nicht ausreicht, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang zu begründen. Arbeitgeber müssen im Streitfall mit weiteren Beweismitteln rechnen, wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet.
BGH bejahte den Anscheinsbeweis des Einwurfeinschreibens im früheren papiergestützten Zustellverfahren
Der BGH hatte das Einwurfeinschreiben im Jahr 2016 als Zugangsnachweis anerkannt (Urteil vom 27. September 2016 – II ZR 299/15). Damals verwendete die Post allerdings noch ein papiergestütztes Zustellverfahren. Die Dokumentation des Einwurfs erfolgte im Rahmen eines fest standardisierten und physisch überprüfbaren Verfahrens mittels Abklebens des Peel-Off-Labels vor dem Einwurf. Heute dokumentieren die Zusteller:innen den Einwurf lediglich durch das Einscannen der Sendung.
Zu dem früher verwendeten papiergestützten Verfahren gehörte sowohl die Einlieferung der Sendung mit Einlieferungsbeleg als auch das Abziehen und Aufkleben des Peel-Off-Labels auf den Auslieferungsbeleg vor dem Einwurf in den Briefkasten, der tatsächliche Einwurf in den Hausbriefkasten des Empfängers oder der Empfängerin und die Unterschrift des Zustellers sowie die Datumsangabe auf dem Auslieferungsbeleg.
Lagen Einlieferungsbeleg und Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor, sprach das nach Auffassung des BGH typischerweise dafür, dass die Sendung in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist.
Ein solcher typischer Geschehensablauf sei bei dem heutigen elektronischen Verfahren laut dem LAG Hamburg nicht gegeben. Der konkrete Einwurf in den richtigen Briefkasten und die Art der Zustellung werde dadurch nicht hinreichend klar und überprüfbar dokumentiert.
Bedeutung für die Praxis: Einwurfeinschreiben nicht mehr verwenden
Sicherheitshalber sollten Arbeitgeber das Einwurfeinschreiben bei fristgebundenen und besonders beweisbedürftigen Erklärungen nicht mehr verwenden. Dies gilt insbesondere bei:
- Kündigungen und Änderungskündigungen,
- Einladungen, Erinnerungen und Abschlussmitteilungen im BEM,
- Abmahnungen und Ermahnungen,
- Anhörungen vor außerordentlichen / Verdachtskündigungen (Nachweis der Wochenfrist),
- Fristsetzungen aller Art (zum Beispiel Vertragsangebote, Ausschlussfristen).
Wer hier weiterhin auf Einwurfeinschreiben setzt, geht ein erhebliches Prozessrisiko ein. Bestreitet nämlich der Arbeitnehmer den Zugang, bleibt der Arbeitgeber beweisfällig.
Sicherere Alternativen: Bote und Gerichtsvollzieher
Wenn eine persönliche Übergabe vor Zeugen nicht in Frage kommt, bleibt als Zustellmethode unter Abwesenden vor allem die Zustellung per Boten. Sicher, aber aufwendig ist auch die Gerichtsvollzieherzustellung.
Die Zustellung durch Boten
Die Zustellung durch einen Boten hat den Vorteil, dass der Bote den Einwurf in den Hausbriefkasten oder die Übergabe konkret bezeugen kann.
Wichtig für die Beweisführung ist dabei eine lückenlose Dokumentation folgender Schritte:
- Kuvertierung des konkret bezeichneten Schreibens in den Umschlag. Dies kann durch Mitarbeitende der Personalabteilungen dokumentiert werden.
- Zustellung (Einwurf oder Übergabe) beim Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin. Die Zustellung sollte entsprechend dokumentiert werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, wenn der Arbeitgeber folgende Unterlagen vorlegen kann:
- Protokoll über die Kuvertierung (wer, wann, welches Schreiben in welchen Umschlag gesteckt hat).
- Zustellprotokoll des Boten mit:
- Datum, Uhrzeit, genauer Zustellort,
- Art des Schreibens (zum Beispiel „fristlose Kündigung vom …“),
- Art des Zugangs (Einwurf in Hausbriefkasten / persönliche Übergabe),
- Unterschrift des Boten.
Zustellung per Gerichtsvollzieher, § 132 BGB
Die Zustellung eines Schriftstücks per Gerichtsvollzieher ist ein sehr sicherer Zustellweg, aber aufwendiger und teurer als der Einsatz eines Boten.
Praktisch werden Unternehmen davon eher nur bei besonders wichtigen oder streitträchtigen Konstellationen Gebrauch machen.
Handlungsempfehlungen für HR-Abteilungen
Grundsätzlich empfehlen wir HR- und Rechtsabteilungen vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung folgende Maßnahmen:
Interne Zustellrichtlinien überarbeiten
Unternehmen sollten in ihren internen Richtlinien festlegen, dass für kritische Schreiben (Kündigungen, BEM-Korrespondenz, Abmahnungen, Fristsetzungen) kein Einwurfeinschreiben mehr genutzt wird.
Der Einwurf des Schreibens in den Hausbriefkasten durch einen Boten sollte die erste Wahl sein, wenn eine persönliche Übergabe nicht in Frage kommt.
Standardformulare für die Dokumentation einführen
HR-Mitarbeitende schulen
Arbeitgeber sollten Mitarbeitende, die rechtlich relevante Schreiben versenden, über die Änderung informieren und ihnen die Bedeutung des Zugangsnachweises und der geänderten Rechtsprechung erläutern. HR-Abteilungen und den Führungskräften sowie der Poststelle sollte klar sein, dass das Einwurfeinschreiben keine sichere Option mehr ist.
Damit Unternehmen im Bedarfsfall schnell reagieren können, ist es sinnvoll, im Vorfeld zu klären, wer die Funktion des Boten übernehmen kann bzw. welches Unternehmen hiermit beauftragt wird und wie der Einsatz in der Praxis abläuft.
Dokumentation in der Personalakte
Arbeitgeber sollten Zustellprotokolle, Empfangsbestätigungen und sonstige Nachweise systematisch in der Personalakte ablegen, um auch Jahre später die lückenlose Zustellung belegen zu können.
Fazit
Da das BAG mit dem Urteil vom 7. Mai 2026 die Revision gegen das Urteil des LAG Hamburg zurückgewiesen hat, kann davon ausgegangen werden, dass das Einwurfeinschreiben im digitalen Zustellverfahren kein beweissicherer Zugangsnachweis mehr ist.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer bei Kündigungen, BEM-Einladungen, Abmahnungen oder anderen kritischen Erklärungen weiterhin auf Einwurfeinschreiben setzt, arbeitet mit einer Scheinsicherheit. Nur eine konsequent auf Boten, Hausbriefkasten und lückenlose Dokumentation ausgerichtete Zustellpraxis reduziert das Prozessrisiko wirksam.
