Das bedeuten die FAQ der BaFin zur Institutsvergütungsverordnung

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat Fragen und Antworten (FAQ) zur Institutsvergütungsverordnung (InstitutsVergV) veröffentlicht. Sie ersetzen die bisherige Auslegungshilfe. Die FAQ finden nun unmittelbare Anwendung.

Die Gestaltung von Vergütungssystemen bei Kreditinstituten und Finanzdienstleistungsinstituten ist eine zunehmend komplexe Aufgabe, die sich an einer Vielzahl von Regelungen orientiert. Der Dschungel an vergütungsregulatorischen Vorgaben ist durch die veröffentlichte Verlautbarung der BaFin weitergewachsen.

In 19 Fragen und Antworten stellt die BaFin den Instituten ergänzende Hinweise zur Verfügung:

Institute können die durch die FAQ vorgesehenen Vorgaben unverzüglich anwenden. Die Vergütungssysteme müssen spätestens bis zum 1. Januar 2025 angepasst sein.

Die BaFin-FAQ ersetzen die alte Auslegungshilfe

Die FAQ der BaFin ersetzen die alte Auslegungshilfe vom 16. Februar 2018 vollständig. Denn der ausdrückliche Satz der Nichtaufgabe der alten Auslegungshilfe wurde im Konsultationsentwurf der FAQ gestrichen. Die ehemalige Auslegungshilfe war allerdings ausführlicher. Die FAQ sind dagegen punktueller ausgestaltet. Die BaFin wird daher vermutlich die alte Auslegungshilfe ergänzend heranziehen und ihre bisherige Verwaltungspraxis beibehalten.  Auch Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer werden diese Ansichten voraussichtlich weiterhin berücksichtigen.

FAQ mit einem Gesetz gleichzusetzen?

Die FAQ sind eine normenkonkretisierende Verwaltungspraxis der Aufsicht und kein Gesetz oder Verordnung. Dennoch sind die Ansichten der Aufsichtsbehörden für die Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute von erheblicher Bedeutung. Die Ansichten der nationalen deutschen Aufsichtsbehörden ergänzen bzw. konkretisieren die Ansichten der europäischen Aufsichtsbehörde der EBA, die eigene Leitlinien veröffentlicht haben (sog. EBA-Leitlinien). Daraus ergibt sich folgende Hierarchie bei der Bewertung von vergütungsregulatorischen Vorgaben:

1. Nationale Gesetze und Verordnungen wie das KWG und die InstitutsVergV
2. Europarechtliche Verordnungen wie die Delegierte Verordnung (EU) 2021/923.
3. EBA-Leitlinien wie die Verlautbarungen für eine solide Vergütungspolitik (EBA/GL/2021/04).
4. FAQ zur InstitutsVergV: Die FAQ der BaFin ergänzen die EBA-Leitlinien und konkretisieren diese, insbesondere in Bereichen, die von den EBA-Leitlinien nicht abgedeckt sind oder im Rahmen des Proportionalitätsgedankens in Deutschland anders umgesetzt wurden.
5. Alte Auslegungshilfe: Obwohl die alte Auslegungshilfe formal ersetzt wurde, bleiben die darin enthaltenen Ansichten und praxisrelevanten Erkenntnisse weiterhin von Bedeutung und werden bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden berücksichtigt.

Umsetzungsfristen der FAQ

Die BaFin hat eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2025 festgelegt, innerhalb der die beaufsichtigten Institute die Anforderungen aus den FAQ zur InstitutsVergV in ihren Vergütungssystemen umsetzen müssen. Die Institute haben bis zum Jahresende 2024 Zeit, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen. Erleichterungen, die die FAQ mit sich bringen, können die Institute unmittelbar anwenden.

In der kommenden Jahresabschlussprüfung werden die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die FAQ besonders im Hinblick auf die angestrebten Anpassungen berücksichtigen. Es ist daher wichtig, dass die Institute die Übergangsfrist nutzen, um ihre Vergütungssysteme entsprechend zu überarbeiten.

Diese maßgeblichen Neuerungen ergeben sich aus den FAQ  

Vergütungsbegriff

In der Vergangenheit wurden Vergütungsbestandteile entweder der fixen oder der variablen Vergütung zugeordnet. Fixe Vergütung umfasst regelmäßige, garantierte Zahlungen wie Grundgehälter, während variable Vergütung leistungsabhängige Zahlungen wie Boni beinhaltet. Die FAQ haben den Vergütungsbegriff dahingehend ergänzt, dass manche Leistungen gar nicht zur Vergütung im Sinne der InstitutsVergV zählen.  Sachbezüge, die einkommensteuerrechtlich nicht als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit anzusehen sind oder Einnahmen gemäß § 8 Abs. 2 S. 11 Einkommensteuergesetz (EStG),die nicht als Vergütung im Sinne der InstitutsVergV zu berücksichtigen sind. Ferner fallen Prämien aus „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Programmen oder vergleichbare Prämien aus dem betrieblichen Vorschlagswesen nicht mehr unter den Vergütungsbegriff.

Hingegen werden individuell vereinbarte Ruhegehälter bei Nichtverlängerung einer Bestellung von Geschäftsleitungen (vor Erreichen der Regelaltersgrenze) nun als variable Vergütung eingestuft. Die FAQ legen fest: Wird ein Ruhegehalt im Rahmen eines Aufhebungsvertrages bei einer vorzeitigen Beendigung des Arbeits-, Geschäftsbesorgungs- oder Dienstverhältnisses vereinbart, kommen die Anforderungen an Abfindungen gemäß § 5 Abs. 6 InstitutsVergV zum Tragen.

Leistungsanerkennungsprämien

Leistungsanerkennungsprämien, auch als „Recognition Awards“ oder „Spontanprämien“ bekannt, können von Instituten unter bestimmten Voraussetzungen gewährt werden. Diese Prämien sind in der Regel nicht an eine Zielvereinbarung gekoppelt und sollen besondere Leistungen der Mitarbeitenden honorieren. Die wesentlichen Vorgaben für die Gewährung von Leistungsanerkennungsprämien sind:

• Begrenzter Umfang und Voraussetzungen:
  • Leistungsanerkennungsprämien dürfen nur in begrenztem Umfang (insbesondere nur an einen kleinen, wechselnden Mitarbeitendenkreis) und unter bestimmten Voraussetzungen gewährt werden.
  • Der Ermessensspielraum für die Gewährung von Leistungsanerkennungsprämien muss eingeschränkt werden (insbesondere Regelung von Höhe und Häufigkeit sowie Festlegung von Kriterien und Anlässe der Gewährung).
• Anforderungen an Nicht-Risikoträger:
  • Leistungsanerkennungsprämien sind insbesondere für Mitarbeitende von nicht bedeutenden Instituten zulässig.
  • Risikoträger von bedeutenden oder teilbedeutenden Instituten sind von der Gewährung solcher Prämien ausgeschlossen. Dies basiert auf den Erfordernissen einer mehrjährigen Bemessungsgrundlage und einer zwingenden Vereinbarung von Zielen.
• Behandlung als variable Vergütung:
  • Leistungsanerkennungsprämien müssen gemäß den Vorschriften für variable Vergütung behandelt werden.
  • Insbesondere müssen auch negative Erfolgsbeiträge berücksichtigt werden.
• Verbot als Ausgleich für Regelbonus:
  • Leistungsanerkennungsprämien dürfen nicht als Ausgleich für einen entgangenen Regelbonus gewährt werden. Dies steht im Einklang mit dem Verbot negativer Erfolgsbeiträge.
• Grundsätzlich keine unterjährige Gewährung:
  • Leistungsanerkennungsprämien sind in die Prüfung nach § 7 InstitutsVergV einzubeziehen; die Prüfung hat grundsätzlich nach Abschluss des Geschäftsjahres zu erfolgen.
  • Eine unterjährige Gewährung bzw. Auszahlung von Leistungsanerkennungsprämien sollte daher nur in Ausnahmefällen und nur bei kleineren variablen Vergütungen und hinsichtlich einer geringen Anzahl von Mitarbeitenden erfolgen.

Negative Erfolgsbeiträge

Institute müssen negative Erfolgsbeiträge in ihren Organisationsrichtlinien festschreiben. Dies bedeutet, dass klare Regelungen und Prozesse definiert werden müssen, wie negative Beiträge zu behandeln sind. Die FAQ spezifizieren konkrete Fallkategorien, in denen die variable Vergütung reduziert werden kann. Die Organisationsrichtlinien eines Instituts müssen den Vergütungsempfänger:innen zudem eine angemessene Orientierung geben, bei welchem Fehlverhalten ein negativer Erfolgsbeitrag eines bestimmten Schweregrades vorliegt. Interne Prozesse müssen sicherstellen, dass etwaige Vorfälle rechtzeitig vor der Auszahlung der variablen Vergütung zur Kenntnis gelangen. Es ist in jedem Fall eine Einzelfallprüfung vorzunehmen. Sowohl bedeutende als auch nicht-bedeutende Institute müssen ihre Vergütungssysteme im Hinblick auf die bestehenden Klauseln anpassen.

ESG-Risiken

Die FAQ enthalten derzeit keine spezifischen Regelungen zur Berücksichtigung von ESG-Risiken in den Vergütungssystemen. Dennoch gibt es einige allgemeine Vorgaben und Prinzipien, die Institute beachten sollten. Institute, die ESG-Risiken aufgrund ihrer strategischen Ausrichtung in den jeweiligen Risikoarten verankert haben, müssen diese auch in ihren Vergütungssystemen berücksichtigen.

Institute sollten ihre Vergütungssysteme dementsprechend anpassen. Sie können ESG-Kriterien in die Leistungsbewertung und in die Institutsregelungen zur Bemessung der variablen Vergütung integrieren.

Abfindungen

Abfindungsvereinbarungen dürfen keine Fehlanreize setzen. Abfindungen dürfen nicht derart gestaltet werden, dass sie unerwünschtes Verhalten fördern oder belohnen. Bei der Abfindungshöhe sind sowohl die Beschäftigungsdauer als auch die Umstände der Vertragsbeendigung zu berücksichtigen. Ergänzend hat die BaFin Aussagen zum Privilegierungstatbestand von Abfindungen in den FAQ fixiert, zum Beispiel zu einer Sammelanzeige. Die BaFin hat hierzu detaillierte Vorgaben erlassen, die mit dem Abfindungsrahmenkonzept abgeglichen werden sollten.

Festsetzung der variablen Vergütung

Die FAQ zur InstitutsVergV enthalten spezifische Anforderungen zur Festsetzung des Gesamtbetrages der variablen Vergütung, insbesondere im Hinblick auf den Bonuspool und die Freistellung nach Art. 7 CRR, § 2a Abs. 2 KWG (Kapital-Waiver) für Tochtergesellschaften.

Der Gesamtbetrag der variablen Vergütung (Bonuspool) muss weiterhin auf Basis des nach Geschäftsjahresende aufgestellten Jahresabschlusses festgelegt werden. Dies bedeutet, dass die Institute den Bonuspool nach Abschluss des Geschäftsjahres bestimmen und dabei die finanzielle Lage und die Risikosituation des Instituts berücksichtigen. Ferner ist auch die Empfehlung der Europäischen Zentralbank (EZB) zu berücksichtigen, wonach Banken bei Entscheidungen zu ihrer Vergütungspolitik einen umsichtigen und vorausschauenden Ansatz verfolgen sollen.

Hedging- und Absicherungsverbot

Verboten sind Strategien und Maßnahmen, die darauf abzielen, die Risiken der variablen Vergütungsbestandteile zu mindern. Die variablen Vergütungen müssen tatsächlich risikoorientiert sein und die gewünschten Anreize setzen.

Neben den öffentlich-rechtlichen Sparkassen und Genossenschaftsbanken können auch Bausparkassen zukünftig auf eine Stichprobenprüfung im Hinblick auf § 8 Abs. 2 InstitutsVergV verzichten, sofern deren Aufsichtsbehörde die BaFin ist. Insbesondere sind keine regelmäßigen Stichproben zur Einhaltung des Hedging- und Absicherungsverbots erforderlich. Trotzdem müssen die Institute weiterhin eine Verpflichtungserklärung in ihren Verträgen aufnehmen.

Angemessenheitsbericht und Vergütungskontrollbericht

Die FAQ erlauben aufgrund der Schnittmengen die Zusammenlegung des Angemessenheitsberichts gemäß § 12 Abs. 1 InstitutsVergV und des Vergütungskontrollberichts gemäß § 24 Abs. 3 InstitutsVergV. Die Institute können auch die Überprüfung der Vergütungssysteme der Geschäftsleiter im Bericht thematisieren. Dabei sind allerdings die Verantwortlichkeiten gemäß § 3 InstitutsVergV zu beachten, sodass bei dem Vergütungssystem der Geschäftsleitung das Verwaltungs- und Aufsichtsorgan zuständig ist.

Instrumente

Die FAQ geben Hinweise darauf, wie Institute vorgehen können, wenn eine Kopplung der variablen Vergütung an Aktien nicht möglich ist. Die wesentlichen Anforderungen und Alternativen sind:

Wenn eine Kopplung der variablen Vergütung an Aktien nicht möglich ist, müssen Institute gleichwertige Instrumente wählen. Diese Instrumente sollten ähnliche Anreize und Risikoorientierungen bieten. Sie müssen die Bonität des Instituts angemessen widerspiegeln, indem sie auf betriebswirtschaftliche Kennziffern abstellen.

Gleichwertig sind beispielsweise Phantom Shares. Diese simulieren die Wertentwicklung von Aktien, ohne dass tatsächlich Aktien ausgegeben werden. In Betracht kommen aber auch Nachrangdarlehen, Anleihen oder Schuldscheine des Instituts.

Vergütungsbeauftragte

Die BaFin hat klare Vorstellungen zur Bestellung und zum Aufgabenbereich der Vergütungsbeauftragten. Die Anforderungen gehen über die europäischen Vorgaben hinaus.

Vergütungsbeauftragte sollten grundsätzlich in Vollzeit tätig sein, um die umfassende Überwachung und Bewertung der Vergütungssysteme sicherzustellen. Der Mindestarbeitsanteil des Vergütungsbeauftragten kann in manchen Fällen auch weniger als 50 Prozent der Sollarbeitszeit betragen, insbesondere wenn das Institut die variable Vergütung von Risikoträger:innen unterhalb der Geschäftsführung auf maximal 50.000 Euro gedeckelt hat. Dies ermöglicht eine flexible Handhabung, insbesondere in kleineren Instituten. Bestimmte Doppelfunktionen der Vergütungsbeauftragten sind ausgeschlossen. Vergütungsbeauftragte dürfen keine anderen Aufgaben übernehmen, die zu Interessenkonflikten führen könnten. Auch Mitarbeitende können Vergütungsbeauftragte werden, sofern eine unabhängige Überwachungsfunktion gewährleistet ist.  Förderinstitute müssen weiterhin keinen Vergütungsbeauftragten bestellen, sofern sie keine variable Vergütung zahlen.

Die FAQ bringen bedeutende Änderungen mit sich; eine zeitnahe Umsetzung ist empfehlenswert

Die neuen Vorgaben der BaFin bringen bedeutende Änderungen mit sich, die Institute berücksichtigen müssen. Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute sollten ihre internen Prozesse und Systeme überprüfen und anpassen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit internen und externen Expert:innen. Die neuen BaFin-FAQ sind eine wichtige Grundlage, um die Vergütungssysteme der Institute transparenter, fairer und risikoorientierter zu gestalten. Institute sollten die Änderungen zeitnah umsetzen, um Compliance-Risiken zu minimieren.