Die Verschärfungen bei der US-Immigration führen weltweit zu Verunsicherung. Insbesondere die Kontrollen bei der Einreise in die USA sind seit dem Antritt der neuen US-Regierung deutlich strenger geworden. Medien berichten verstärkt über Deutsche und andere Ausländer, die an der Grenze abgewiesen oder gar in Abschiebehaft geraten sind. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen, die Mitarbeitende in die USA entsenden, sich sehr genau mit den Vorgaben, Formalitäten und dem Verfahren in der Praxis auseinandersetzen und Mitarbeitende hinreichend vorbereiten und instruieren.
Alle Reisenden in die USA sollten mit Verzögerungen bei der Bearbeitung ihrer Einwanderungsanträge rechnen und diese einplanen, sowohl in den USA selbst als auch bei den US-Konsulaten und bei der Einreise an den US-Häfen.
Das hat sich 2025 bei der US-Immigration geändert
US-Präsident Trump hat vor Kurzem neue Dekrete (Executive Orders – EO) zur US-Immigration erlassen. Nach der EO 14161 sind die Behörden angehalten, Screening- und Überprüfungsverfahren für Visumantragsteller:innen und -inhaber:innen zu verstärken. Die Behörden sollen während des Visumerteilungsprozesses kritischer sein und die gesetzlichen Standards und Verfahren strikter anwenden. Konsequenz ist eine intensivere Prüfung von Visumanträgen. Es kann vorkommen, dass das Konsulat im oder nach dem Visumtermin zusätzliche Unterlagen anfordert oder dass der Visumantrag einer „administrativen Bearbeitung“ unterzogen wird. Dies ist eine zusätzliche Hintergrundüberprüfung, zum Beispiel ein Abgleich mit Datenbanken, die nicht beschleunigt werden kann und teils mehrere Wochen dauert.
Weitere neue Dekrete schaffen bereits erlangte Vereinfachungen wieder ab und bauen einstige Hürden im Einwanderungsprozess wieder auf: Einreisen in die USA werden wieder kritischer geprüft, insbesondere wenn sie häufig oder längerfristig sind, zum Beispiel mehrere Wochen am Stück. An den Grenzen kommt es nun in vielen Fällen zu detaillierteren Rückfragen bereits am Einreiseschalter. Die Wahrscheinlichkeit für Sekundäruntersuchungen steigt. Einreisende werden dann in separaten Räumlichkeiten zum Grund ihrer Einreise – teils verhörartig – befragt, unter anderem zu Reisegrund und -dauer. Ein solches Prozedere kann unter Umständen Stunden andauern. Auch Mobiltelefone und Social Media Accounts der Reisenden können durchsucht werden. Werden der Behörde nicht wunschgemäß die Passwörter zur Verfügung gestellt, kann die Einreise verweigert werden.
Worauf bei der Vorbereitung der Reise geachtet werden sollte
Arbeitgeber sollten Geschäftsreisen sehr frühzeitig und sorgfältig planen. Dazu gehören
- die Sicherstellung des richtigen Visums-Typs,
- strukturierte und transparente Reiseprozesse, die die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen,
- Reisechecklisten und Mitnahme der wichtigsten Dokumente und Belege (zum Beispiel Arbeitgeberschreiben).
Empfehlenswert können im Einzelfall auch individuelle Briefing-Gespräche mit den Reisenden sein.
Worauf bei der Einreise zu achten ist
Es kommt immer häufiger zu langen Befragungen zum Zweck einer Reise und zur Dauer des Aufenthalts. Hier sollten die Mitarbeitenden wahrheitsgemäße und präzise Antworten geben. Unvollständige oder falsche Antworten können als Betrug gewertet werden.
Mitarbeitende sollten die erforderlichen Dokumente bereithalten. Das sind vor allem der Reisepass, das Visum, das Rückflugticket und Nachweise über finanzielle Mittel.
Es wird empfohlen, dass die Mitarbeiter physische Kopien dieser Unterlagen mit sich führen, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass die Grenzbeamten ihr Telefon durchsuchen wollen.
Sonderfall: Einreise unter ESTA
Es ist für eine reibungslose Einreise wichtig, dass alle Einreiseformalitäten – je nach Visumsart bzw. nach den Anforderungen an ESTA – eingehalten werden.
Mit ESTA können Staatsangehörige bestimmter Länder, darunter die EU-Staaten, für die Dauer von bis zu 90 Tagen ohne Visum in die USA einreisen. Sie brauchen allerdings für den Antritt der Reise eine Reisegenehmigung über das Electronic System for Travel Authorization (ESTA). Allerdings ist auch mit ESTA die tatsächliche Einreise in die Vereinigten Staaten noch nicht garantiert. So entscheidet erst die amerikanische Zoll- und Grenzschutzbehörde vor Ort, ob und für welche Dauer Reisenden eine Einreise gewährt wird.
ESTA ist bequem, kostengünstig, kann online beantragt werden und wird in wenigen Tagen genehmigt. Aber nicht alle Aktivitäten sind mit ESTA erlaubt, auch wenn die Reise nur weniger Tage dauert. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber und ihre Mitarbeitenden sich vergewissern, dass ihre geplanten geschäftlichen Aktivitäten im Rahmen von ESTA zulässig sind. Die Nichteinhaltung kann zum Widerruf von ESTA, zur Ausweisung aus den USA und zu Schwierigkeiten bei der Erteilung eines anderen US-Visums in der Zukunft führen.
Entsendungen, Versetzungen, Remote Work und andere längerfristige USA-Aufenthalte
Geschäftsreisen, die nach dem ESTA-Rahmen nicht zulässig sind oder sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, erfordern grundsätzlich ein Arbeitsvisum. Ebenso „Remote Work“ für einen ausländischen Arbeitgeber. Hier kommt es allein auf die physisch in den USA verrichtete Erwerbstätigkeit an. Die Antragsverfahren für US-Arbeitsvisa waren auch vorher schon sehr papierlastig und teils langwierig. Diese Tendenz nimmt nun sogar noch zu. Folgendes haben wir in letzter Zeit – insbesondere in Folge der neuen Dekrete – beobachtet:
- Verfahren verzögern sich häufig durch behördliche Nachfragen bzw. Nachforderung von Dokumenten (sog. Requests for Evidence), zum Teil um mehrere Wochen.
- Reduziertes Personal und eine zunehmende Anzahl von Anträgen führen ebenfalls zu längeren Bearbeitungszeiten bei den US-Einwanderungsbehörden.
- Visa-Anträge werden im Rahmen des weiten behördlichen Ermessens häufiger abgelehnt.
- Es ist zu erwarten, dass die Antragsgebühren und sonstige behördliche Gebühren weiter angehoben werden.
- Bestimmte Visa-Arten (zum Beispiel L-1B Visa für Unternehmensspezialisten im Rahmen eines Personalaustausches oder auch H1B-Visa für Fachkräfte) können grundsätzlich restriktiver erteilt werden, um die Erwerbsmigration zu beschränken.
Vorsicht bei Beziehungen zu Hoch-Risiko-Ländern
Menschen, die in „Hoch-Risiko-Ländern“ (aktuell Nord-Korea, Iran, Sudan und Syrien) geboren sind, unterliegen einer verschärften Visumsbefragung. Das gilt auch, wenn sie inzwischen eine andere Staatsangehörigkeit besitzen, zum Beispiel die deutsche. Generell werden Personen, die eine (zusätzliche) Staatsangehörigkeit eines der gelisteten Länder besitzen, als problematisch eingeordnet.
Jeder, der in der Vergangenheit in bestimmte Länder gereist ist, kann über seine Verbindungen zu diesen Ländern befragt werden, auch im Rahmen einer ESTA-Einreise. Zu diesen Ländern gehören Iran, Irak, Libyen, Nordkorea, Somalia, Sudan, Syrien, Jemen und Kuba. In den meisten Fällen kommen Personen, die in diese Länder gereist sind, nicht für ESTA in Frage und müssen ein Visum bei einem US-Konsulat beantragen.
Behörden verstärken ihre Kontrollen am Arbeitsplatz von ausländischen Mitarbeitenden
Auch dies sollten Arbeitgeber für den Aufenthalt ihrer Mitarbeitenden in den USA beachten: Die Abteilung für Betrugsermittlung und nationale Sicherheit (FDNS) des Departments of Homeland Security hat ihre Aktivitäten verstärkt. Eine der Hauptaufgaben des FDNS besteht darin, stichprobenartig Besuche vor Ort durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Arbeitgeber und ihre ausländischen Mitarbeitenden, ob befristet oder unbefristet, die Bedingungen ihres jeweiligen aufenthaltsrechtlichen Status einhalten. In der Regel kommen Beamte an den Empfang der Hauptadresse des Arbeitgebers und bitten um ein Gespräch mit dem ausländischen Mitarbeitenden und der direkten Führungskraft. In Augenschein genommen werden meistens der Arbeitsplatz und der Ausweis des ausländischen Mitarbeitenden. Außerdem müssen ausländische Mitarbeitende Fragen zu ihrer Rolle in den Vereinigten Staaten stellen. Diese Kontrollen sind Routinekontrollen und die Teilnahme ist obligatorisch.
Empfehlungen für US-Immigration in der Praxis
Jedes Unternehmen, dass Berührungspunkte zu den USA hat oder zukünftig haben wird, sollte die rechtlichen Vorgaben und die Praxis der US-Einwanderungsbehörden in den kommenden Monaten weiter beobachten. Es bleibt abzuwarten, ob eine erhebliche Reduzierung der Erwerbsmigration tatsächlich im Fokus von Präsident Trump steht.
Wir empfehlen in jedem Fall:
- für ESTA-Reisen: Unternehmen sollten die rechtlichen Voraussetzungen und zu erledigenden Formalitäten im Vorfeld sehr sorgfältig prüfen und planen, um hier gut aufgestellt zu sein und Risiken für Reisende und Unternehmen zu minimieren. ESTA-Verstöße können lebenslange Folgen für dienstliche und private USA-Reisen haben.
- für längerfristige Arbeitsaufenthalte: Unternehmen sollten eine gute Strategie entwickeln und ausreichend Zeit (mindestens sechs bis acht Monate) für die Beantragung eines Arbeitsvisums einplanen. Bei der Auswahl des US-Konsulats sollten die unterschiedlichen langen Bearbeitungszeiten / Terminverfügbarkeiten berücksichtigt werden. Auch etwaige Verlängerungen sollten so rechtzeitig wie möglich angestoßen werden, um eine ungewollte Ausreise aus den USA zu vermeiden.
Update 28. Mai 2025: Das US-Außenministerium hat angekündigt, vorübergehend Gespräche mit Bewerber:innen für Studentenvisa (F, M und J) auszusetzen. Der Grund sind Prüfungen der Social-Media-Aktivitäten der Bewerber:innen. Dies betrifft nicht nur Studierende, sondern auch Unternehmen, da die Arbeitsgenehmigungen F und J häufig auch für gewisse Beschäftigungszwecke in den USA genutzt werden.
Unser Expertenteam im Bereich US Immigration steht gerne für Fragen und weiteren Austausch zur Verfügung.
Co-Autorin: Sarah O’Neill, JD, Attorney-at-Law, Managerin bei KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hören Sie zum Thema US-Immigration auch unseren Podcast.
