Mit Maßnahmen der Digitalisierung und mit Kooperationen können Kommunen langfristig erhebliche Kosten und auch Personal sparen. Auch wenn das Geld gerade knapp ist, sollten die Kosten dafür jetzt im Haushalt eingeplant werden.
Das vierte Quartal ist das Quartal der Haushaltsberatungen in Kommunen. In stundenlangen oder sogar mehrtägigen Sitzungen beugen sich ehrenamtliche Gemeinde-, Stadt-, Kreis- und Bezirksräte über das Zahlenwerk, diskutieren Schwerpunkte und Wünsche, schmieden Kompromisse. Mit dem Haushaltsbeschluss beginnt das Warten: Das erste Quartal ist das Quartal der Haushaltsgenehmigung durch die Rechtsaufsichtsbehörde. In diesem Jahr blicken viele Kämmerer und Kämmerinnen mit großer Sorge auf die Entscheidung der Aufsicht. Die verschlechterte wirtschaftliche Gesamtlage nach den diversen Krisen zeigt Spuren in den kommunalen Haushalten. Laut der aktuellen 167. Steuerschätzung müssen Bund, Länder und Kommunen bis 2028 gegenüber früheren Erwartungen auf rund 58 Milliarden Euro Steuereinnahmen verzichten. In den einzelnen Kommunen hängt die finanzielle Situation eng mit der Finanzlage ihrer Gewerbesteuerzahler zusammen.
Mit Kooperationen dem Fachkräftemangel begegnen
Wenn die Mittel knapp sind, müssen die Kommunen abwägen. Neben die haushaltsrechtlich privilegierten Pflichtaufgaben treten zahlreiche sogenannte freiwillige Aufgaben, die jedoch oft ebenso dringlich sind. Ein weiteres Problem ist der immer stärker werdende Fachkräftemangel. Ein Drittel der Verwaltungsbeschäftigten geht bis 2030 in den Ruhestand; bis zu 1,6 Millionen Fachkräfte werden dann fehlen. Dieser Verlust von Kapazität und Know-how kann nicht allein durch Arbeitsverdichtung der verbliebenen Belegschaft ausgeglichen werden. Um die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Hand zu erhalten, sollten sich die Kommunen fragen: Müssen wir als Verwaltung alles selbst und allein machen? Wo können wir noch mehr mit anderen öffentlichen Stellen kooperieren und unsere Kräfte bündeln? Personal und Mittel können eingespart werden zum Beispiel durch
- gemeinsame Servicecenter für Terminvereinbarungen,
- gemeinsame Rechenzentren/ gemeinsame IT-Gesellschaften,
- gemeinsames Facility Management für öffentliche Einrichtungen,
- Kooperationen zwischen Krankenhäusern.
Auch private Unternehmen können unterstützen, beispielsweise als „verlängerte Werkbank“ für
- Telefonzentralen für Terminvereinbarungen,
- Sichtung von Anträgen in Massenverfahren zum Beispiel bei Förderanträgen, Erstattungsanträgen und der Entgegennahme von Steuererklärungen für kommunale Abgaben.
Die damit verbundenen Rechtsfragen sind allesamt lösbar, von der Zusammenarbeit unterschiedlicher Ebenen über die Rechtsform bis hin zur Ausschreibungsbedürftigkeit.
Mit IT-Tools können viele Prozesse beschleunigt und erleichtert werden
Die größte Chance liegt aber in der Digitalisierung von Prozessen und Services. KI-gestützte Tools können umfangreiche Genehmigungsanträge in wenigen Minuten statt in mehreren Stunden Einzelarbeit auf Vollständigkeit prüfen. Das knappe Personal kann sich auf die relevanten Arbeitsschritte konzentrieren. Gerade bei hohem Antragsaufkommen oder zum Aufholen von Bearbeitungsrückständen können IT-Tools ein Teil der Lösung sein. Weitere denkbare Anwendungsfälle sind:
Standardisiertes Vertragsmanagement für alle Liegenschaften
Ein Tool erfasst Vertragsmerkmale zur näheren Kategorisierung und Auswertung, gleicht sie mit gewünschten Vertragsstandards ab und berechnet Kündigungsfristen und andere Fristen.
Erstellung von Bescheiden und Verträgen und Vorprüfung von Genehmigungsanträgen
KI-Tools können beispielsweise Leistungsanträge für medizinische Leistungen in der Sozialversicherung bearbeiten oder Beihilfeangelegenheiten für Beamte erfassen und Entwürfe für Bescheide erstellen.
Recherchen zur Rechtslage
Für Recherchen können KI-gestützte Tools zur Urteils- und Schrifttumsrecherche in Fachdatenbanken genutzt werden.
Vorbild Krankenhausbereich
Im Krankenhausbereich haben Bund und Länder mit der umfangreichen Digitalisierungsförderung nach dem Krankenhauszukunftsgesetz und Malusandrohungen in der Vergütung die Digitalisierung deutlich vorangebracht. Die Förderperiode läuft zum Jahresende aus. Ein ganzer Sektor wird dadurch sichtlich digitaler und durch die Verzahnung von Systemen sicherer und leistungsfähiger. Dieser beeindruckende flächendeckende Digitalisierungsschub ist in der kommunalen Fläche mit ihren vielfältigen Aufgaben und zahlreichen Fachanwendungen so noch nicht erfolgt. Die Dynamik im Krankenhausbereich kann und sollte hier Vorbild sein, auf Ebene der Förderung wie auf Ebene der Umsetzung.
Projekte für Digitalisierung und Kooperationen im Haushalt einplanen
Transformationsprojekte für mehr Kooperation und Digitalisierung sollten jetzt in den Haushalten verankert werden. Auch wenn das Budget begrenzt und das Personal für zusätzliche Projekte knapp ist: mit Kooperationen und Digitalisierungsmaßnahmen können die Kommunen langfristig ihre Leistungsfähigkeit sichern und ihr Personal noch zielgenauer und wirtschaftlicher einsetzen. Es wäre fatal, aus der punktuellen Betrachtung heraus die Chance für langfristig wirkende Transformationen und die damit verbundene Entlastung zu versäumen. Langfristig werden diese Transformationen der Schlüssel zum genehmigungsfähigen Haushalt.
