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Symbolbild zu KI in der Rechtsabteilung: Fiberoptik
14.05.2024 | KPMG Law Insights

So können Rechtsabteilungen KI im Vertragsmanagement nutzen

Der Einsatz künstlicher Intelligenz ermöglicht es Rechtsabteilungen, manuelle Prozesse im Vertragsmanagement zu automatisieren. Dies steigert die Effizienz über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags hinweg und erlaubt es den Beteiligten, sich statt auf repetitive Tätigkeiten wie das Erstellen und Überprüfen von Standardverträgen auf strategisch bedeutendere und risikoreichere Aufgaben zu fokussieren.

Data Analytics senken die Vertragsmanagementkosten erheblich

Für das Vertragsmanagement interessant sind vor allem Analytics-Anwendungen. Diese können relevante Datenpunkte, Klauseln und Schlüsselbegriffe genau analysieren und extrahieren.

Während die menschenbasierte Analyse zu fast 92 Prozent genau ist, haben die KI-basierte Vertragsinterpretation und die Zusammenfassung zur Weitergabe an die betroffenen Stakeholder eine Genauigkeit von 98 Prozent. Unternehmen können laut Schätzung eines großen Marktforschungsunternehmens ihre manuellen Aufwände im Vertragsmanagement durch intelligente Vertragsanalysen um über 50 Prozent senken.

Das Vertragsmanagement bietet viele Anwendungsfälle für KI

KI kann im Vertragsmanagement nicht nur bei der Vertragsanalyse, sondern an vielen weiteren Stellen Vorteile schaffen:

Vertragsanalyse und -extraktion

  • KI analysiert Verträge, extrahiert relevante Datenpunkte und beschleunigt den Prüfungsprozess.
  • Natural Language Processing (NLP) ermöglicht die präzise Identifikation von Schlüsselinformationen, auch wenn der tatsächliche Wortlaut von den Vorgaben abweicht, da die KI den Inhalt der Anfrage „versteht“.

Risikominderung und -identifikation

  • KI-Algorithmen bewerten Verträge auf potenzielle Risiken und identifizieren problematische Klauseln.
  • Dies ermöglicht eine proaktive Risikominderung und Compliance, sowie gezielte Prüf- und Genehmigungsworkflows.

Vertragsvorprüfung und Due Diligence

  • Automatisches Erkennen von Unstimmigkeiten, Fehlern und Nicht-Standard-Klauseln (auch als Self-Service ohne Einbindung der Rechtsabteilung möglich)
  • Beschleunigung von Vertragsprüfungen und Identifikation spezifischer Bestimmungen in Due-Diligence-Prozessen

Automatisierung des Vertragslebenszyklusmanagements

  • Automatisierung von Vertragsinitiierung, Genehmigungsworkflows und Überwachung
  • Proaktive Vertragsverlängerung und -erneuerung durch KI-Trigger

Intelligente Suche und Retrieval

  • Schnelle und genaue Vertragsabfrage durch KI-basierte Suchfunktionen
  • Vereinfachte Suche nach spezifischen Klauseln oder Verträgen in umfangreichen Archiven

KI-gestützte Vertragsaudits

  • Automatisierte, regelmäßige Überprüfungen von Verträgen, um Compliance mit internen Richtlinien und externen Vorschriften sicherzustellen
  • Erkennung und Meldung von Abweichungen oder potenziellen Problembereichen

Herausforderungen und rechtliche Stolpersteine bei der Implementierung

Die Implementierung künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement bietet viele Vorteile, bringt jedoch auch rechtliche Herausforderungen mit sich. Folgende Überlegungen sind dabei besonders wichtig:

Datenqualität und -integration

Eine der bedeutendsten Herausforderungen besteht darin, die Qualität und Konsistenz der Daten zu gewährleisten, wenn diese in ein KI-gestütztes Vertragsmanagementsystem übertragen werden sollen. Viele Unternehmen besitzen umfangreiche Vertragsarchive, die jedoch häufig in verschiedenen Formaten und Systemen abgelegt sind. Diese Archive müssen zunächst bereinigt werden, um eine Integration in ein einheitliches Vertragsmanagementsystem zu ermöglichen.

Datenschutz

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch KI erfordert eine strikte Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der KI-Systeme ist notwendig, um die Compliance zu gewährleisten.

Vertragsrecht

Die Genauigkeit der KI bei der Vertragsinterpretation ist entscheidend, um rechtliche Fehlinterpretationen zu vermeiden. Regelmäßige Überprüfungen durch Rechtssachverständige sind unerlässlich, um die rechtliche Gültigkeit der durch KI generierten oder analysierten Verträge zu sichern.

Sicherheit

Angesichts der Sensibilität der verarbeiteten Daten muss die Sicherheit der KI-Systeme höchsten Standards entsprechen. Dies umfasst Maßnahmen zur Verhinderung von Datenlecks und unautorisiertem Zugriff.

 

In den kommenden Jahren wird KI im Vertragsmanagement voraussichtlich erhebliche Effizienzsteigerungen und Risikominderungen bringen, indem sie Routineaufgaben automatisiert und die Vertragsprüfung beschleunigt. Dies ermöglicht es Rechtsteams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Trotz der Vorteile müssen jedoch Herausforderungen und rechtliche Anforderungen sorgfältig angegangen werden, um die Effizienz und Rechtskonformität der KI-Systeme zu gewährleisten. Eine sorgfältige Implementierung und regelmäßige Überprüfungen sind entscheidend, um technologischen Fortschritt und Rechtssicherheit zu garantieren. Damit kann KI zu einem Schlüsselelement für effizientes und sicheres Vertragsmanagement in der modernen Geschäftswelt werden.

 

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