KPMG Integrity Service – individuelles Hinweisgebersystem

Ein wirksames Hinweisgebersystem kann den Ruf Ihres Unternehmens schützen und finanziellen und rechtlichen Auswirkungen vorbeugen.

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KPMG Integrity Service

Ein wirksames Hinweisgebersystem trägt zum Schutz des Rufes Ihres Unternehmens bei. Es gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Verstöße (wie Betrug oder Korruption aber auch sonstige Fehlverhalten) vertraulich zu melden, bietet ein Frühwarnsystem zur Risikokontrolle und trägt zum Schutz des Unternehmens und der Geschäftsleitung vor Haftung im Fall von Compliance-Verstößen bei.

Gleich, ob international tätiger Konzern oder national agierendes Familienunternehmen – spätestens mit der Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie sollten sich alle betroffenen Organisationen mit der Frage des passenden Hinweisgebersystems auseinandersetzen.

Finden Sie es heraus und erhalten Sie Ihr Ergebnis direkt nach der Beantwortung!

„In den vergangenen zwei Jahren war knapp ein Drittel der befragten Unternehmen von Wirtschaftskriminalität betroffen (32 Prozent). Die Betroffenheit nimmt mit der Größe des Unternehmens zu.“ KPMG-Studie „Wirtschaftskriminalität in Deutschland 2020“

„Die Einrichtung des Hinweisgebersystems hatte für die Befragten erhebliche positive Auswirkungen. Jeweils einer von fünf Befragten hat eine wirtschafts-kriminelle Handlung durch das System überhaupt entdeckt beziehungsweise einen für die Aufklärung des Vorfalls entscheidenden Hinweis erhalten. Knapp die Hälfte nimmt darüber hinaus eine gestärkte Compliance-Kultur wahr.“ KPMG-Studie „Wirtschaftskriminalität  in Deutschland 2020“

Wir sind bestens für Sie aufgestellt!

KPMG Law berät Unternehmen aller Größen und Branchen strategisch und operativ in sämtlichen Fragen zum Einsatz von Hinweisgebersystemen, national und international mit Unterstützung des KPMG Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen.
Betriebswirtschaftliche Beratungsdienstleistungen werden durch die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (KPMG AG) erbracht. Ein interdisziplinär aufgestelltes Team mit erfahrenen Experten unterstützt Ihr Unternehmen bei der Implementierung und dem laufenden Betrieb Ihres Hinweisgebersystems. So senken Sie Ihr Schadensrisiko!

Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen oder ein erstes Gespräch zur Verfügung.

Übersicht
– Wer ist von der neuen Whistleblower-Richtlinie betroffen?
– Für wen gilt diese Richtlinie?
– Anforderungen aus der Richtlinie
– KPMG Integrity Service
– Factsheet KPMG Integrity Service

Wer ist von der neuen Whistleblower-Richtlinie betroffen?
Die im Oktober 2019 vom Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, verpflichtet bestimmte Unternehmen zukünftig zur Einrichtung interner Meldekanäle. Der Meldeprozess muss zudem die Nachverfolgung des Hinweises sicherstellen und einen Verantwortlichen hierfür benennen. Die Richtlinie ist bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben für die Implementierung von internen Meldekanälen bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

Für wen gilt diese Richtlinie?
Private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, ein internes Meldesystem einzurichten, um Hinweise entgegenzunehmen. Außerdem haben auch Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. Finanzbranche) dieser Pflicht nachzugehen, unabhängig von ihrer Größe. Diese Pflicht trifft auch alle staatlichen Verwaltungsstellen, alle regionalen Verwaltungen und Dienststellen, Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sowie juristische Personen öffentlichen Rechts.

Anforderungen aus der Richtlinie
Einrichtung transparenter Meldekanäle und vertrauenswürdiger Kommunikationswege
Die betroffenen Organisationen müssen einen internen Meldeprozess implementieren, der Internen und Externen die Möglichkeit gibt, ihre Hinweise anonym zu melden. Die Hinweise müssen telefonisch, schriftlich oder persönlich abgegeben werden. Die Nachverfolgung der Hinweise muss sichergestellt sein und ein Verantwortlicher hierfür innerhalb der Organisation muss benannt und entsprechend geschult werden. Die Informationen zum Meldeprozess müssen transparent und leicht zugänglich bereitgestellt werden.

Mehrstufiges Hinweisgebersystem
Whistleblower sind angehalten, den Missstand zunächst intern zu melden (sofern hierzu angemessene Meldekanäle existieren). Wird die Meldung nicht innerhalb von drei Monaten von der zuständigen Stelle bearbeitet, dürfen sich Whistleblower an eine zuständige Behörde wenden.

Unter bestimmten Umständen können Whistleblower dies auch direkt tun: Z.B. wenn der zu meldende Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann, so z. B. in einer Notsituation oder bei Gefahr eines irreversiblen Schadens. In solchen Fällen können Meldungen beispielsweise direkt an die Medien weitergegeben werden.

Rückmeldepflicht innerhalb einer angemessenen Frist
Es besteht die Anforderung, dass der Whistleblower innerhalb von drei Monaten über die eingeleiteten Maßnahmen aufgrund seiner Meldung zu informieren ist.
Schutz und Mechanismen zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen
Die Richtlinie hat das Ziel, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen, wie Belästigungen am Arbeitsplatz, Diskriminierungen oder Entlassungen zu schützen.
Zudem gilt die Beweislastumkehr, das heißt, sollte es aufgrund von Repressalien, die ein Whistleblower erlitten hat, zu einem Gerichtsverfahren kommen, so muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die erlittene Benachteiligung in keinem Zusammenhang mit der Meldung des Whistleblowers steht. Personen, die den Whistleblower unterstützt haben (zB Vertrauenspersonen, Kollegen oder Verwandte), sind ebenso geschützt.

Pflicht zur Einführung von Sanktionen
Für den Fall, dass Arbeitgeber ihren Pflichten nicht nachkommen, die Anonymität der Whistleblower nicht gewährleisten oder keine Folgemaßnahmen einleiten, müssen sie mit Sanktionen rechnen. Welche genau, hängt von der konkreten Umsetzung des Gesetzgebers ab.

Wie das Hinweisgebersystem ausgestaltet ist, welche Meldekanäle den Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollten und wie die Bearbeitung und Handhabung der Meldungen erfolgt, sollte auf jedes Unternehmen individuell angepasst werden.

KPMG Integrity Service
Daher hat KPMG Law gemeinsam mit den Experten der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und EQS den „KPMG Integrity Service“ entwickelt. Es handelt sich hierbei um ein webbasiertes Hinweisgebersystem, auf welches Mitarbeiter einfach und unkompliziert über einen Link zugreifen können. Die Plattform steht in bis zu 60 Sprachen zur Verfügung und ist daher auch für international agierende Unternehmen bestens geeignet. Weiterhin ermöglicht das System eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber – unter Wahrung seiner vollen Anonymität.

Unsere Experten unterstützen Sie bei der Implementierung und dem laufenden Betrieb des Hinweisgebersystems: Vom Hinweiseingang über interne Untersuchungen bis hin zur Vertretung in Gerichtsverfahren decken wir weltweit und aus einer Hand alle technischen und rechtlichen Aspekte rund um das Thema Whistleblowing ab.

Unser KPMG Integrity Service stellt einen vollumfassenden Service dar. Wir übernehmen Konzeptionierung, technische Einrichtung und Wartung des Systems und bieten zusätzlich auch das Case Management an. Unternehmen erhalten in vordefinierten Abständen aussagekräftige Berichte und Reports sowie Statusberichte für die Geschäftsführung oder den Vorstand. Durch die Zusammenarbeit der Bereiche Compliance und Datenschutz, Forensic und Law kann aus einer Hand ein individueller Full Service, vom Case Management über die rechtliche Beratung bis hin zur Durchführung unternehmensinterner Untersuchungen im Anlassfall, angeboten werden. Zudem sind wir mithilfe unserer weltweiten FairCall-Center 365 Tage im Jahr für Sie erreichbar. Hierdurch ist Ihr Unternehmen in der Lage, Anliegen rechtzeitig entgegenzunehmen, zu bearbeiten und angemessen zu reagieren.

Der KPMG Integrity Service kombiniert die Leistungen von KPMG Faircall, KPMG Law, KPMG Forensic und der EQS Group zu einer ganzheitlichen Lösung.

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