Hinweisgebersystem und Case-Management

Whistleblowing richtig organisiert

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Hinweisgebersystem und Case-Management

Ein Hinweisgebersystem ist Kernbestandteil eines jeden Compliance-Management-Systems. Aus der sanktionsbewehrten Pflicht zur Vermeidung von Rechtsverstößen folgt die Organisationspflicht der Geschäftsleitung, eine ausreichende Kontrolle des Unternehmenshandelns zu ermöglichen. Wesentliche Voraussetzung dafür ist, den Informationsfluss und die Kommunikation im Unter-nehmen so zu organisieren, dass die Geschäftsleitung alle risikorelevanten Informationen erhält.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt ausdrücklich die Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Der Prüfstandard 980 des Instituts Deutscher Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) nennt die Einrichtung eines Hinweisgeberverfahrens konkret als Maßnahme des Compliance-Programms. Die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern verlangt von Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie im Grundsatz von allen juristischen Personen der öffentlichen Hand die Einrichtung interner Meldekanäle bezüglich der Meldung der Verletzung von europarechtlichen Vorschriften. Zu diesen gehören zum Beispiel Rechtsverstöße wie Steuerbetrug, Geldwäsche oder Datenschutzverletzungen. Die Richtlinie ist nach der noch ausstehenden Unterzeichnung und Veröffentlichung im Amtsblatt der EU innerhalb von zwei Jahren von den EU-Mitgliedsstaaten umzusetzen. Sie sollte daher bereits heute bei der Implementierung von Hinweisgebersystem beachtet werden.
Ein richtig gestaltetes und betriebenes Hinweisgebersystem schützt im Rahmen des Case Managements Hinweisgeber und die von Hinweisen Betroffenen, bietet ein Frühwarnsystem zur Risikokontrolle und trägt zum Schutz des Unternehmens und der Geschäftsleitung vor Haftung im Fall von Compliance-Verstößen bei.

Beratungsschwerpunkte

Gemeinsam mit unseren Partnern bieten wir Unternehmen eine ganzheitliche IT-basierte Compliance-Lösung, bestehend aus einem vertraulichen Meldekanal und einem umfassenden Case Management: Vom Hinweiseingang über interne Untersuchungen bis zum Abschlussbericht decken wir weltweit und aus einer Hand alle technischen und rechtlichen Aspekte rund um das Thema Whistleblowing ab.

Bei der Implementierung und dem Betrieb eines Hinweisgebersystems ergeben sich eine Vielzahl an rechtlichen Herausforderungen: vom Datenschutzrecht über gesellschaftsrechtliche Anforderungen beispielsweise bei gruppenweiter Implementierung bis hin zum Arbeitsrecht. Weitere Anforderungen ergeben sich mittelbar aus der neuen EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern, so zum Beispiel im Hinblick auf das Verfahren sowie Folge- und Schutzmaßnahmen.

KPMG Law bietet als Full-Service-Law-Firm mit internationalem Kanzleinetzwerk die rechtssichere Implementierung des Systems an – weltweit. Im Regelbetrieb des Hinweisgebersystems entlastet KPMG Law Unternehmen und übernimmt die Vorsortierung und Plausibilitätsprüfung eingehender Hinweise sowie die Fallaufbereitung und rechtliche Würdigung mit Handlungsempfehlungen – kompetent in allen Rechtsgebieten und mit kalkulierbarem Aufwand. In Zusammenarbeit mit den Forensic-Kollegen von Corporate Governance Services der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (KPMG) kann KPMG Law zudem unternehmensinterne Untersuchungen aus einer Hand anbieten.

Gemeinsam mit ihrem Allianzpartner EQS Group, einem führenden Anbieter im Bereich von IT-basierten Hinweisgebersystemen, ermöglicht KPMG Law auch eine ganzheitliche Compliance-Lösung. EQS Group stellt die technische Implementierung und den technischen Betrieb des IT-basierten Meldesystems „EQS Integrity Line“, über das Hinweisgeber anonym und sicher Meldungen abgeben können. EQS Integrity Line erfüllt die aktuell geltenden Anforderungen an ein effizien-tes Case Management – vom Hinweiseingang bis zum Abschlussbericht. Das cloud-basierte Tool ist anwenderfreundlich und ist in über 50 Sprachen verfügbar. KPMG Law übernimmt die rechtliche Beratung zu allen Fragen betreffend Konzeption, Implementierung und Betrieb des Hinweisgebersystems.

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