Hinweisgebersystem und Case-Management

Whistleblowing richtig organisiert

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Frank Racky
Senior Manager
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Hinweisgebersystem und Case-Management

Ein Hinweisgebersystem ist Kernbestandteil eines jeden Compliance-Management-Systems. Aus der sanktionsbewehrten Pflicht zur Vermeidung von Rechtsverstößen folgt die Organisationspflicht der Geschäftsleitung, eine ausreichende Kontrolle des Unternehmenshandelns zu ermöglichen. Wesentliche Voraussetzung dafür ist, den Informationsfluss und die Kommunikation im Unter-nehmen so zu organisieren, dass die Geschäftsleitung alle risikorelevanten Informationen erhält.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt ausdrücklich die Einrichtung eines Hin-weisgebersystems. Der Prüfstandard 980 des Instituts Deutscher Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) nennt die Einrichtung eines Hinweisgeberverfahrens konkret als Maßnahme des Compliance-Programms.
Ein richtig gestaltetes und betriebenes Hinweisgebersystem schützt im Rahmen des Case Managements Hinweisgeber und die von Hinweisen Betroffenen, bietet ein Frühwarnsystem zur Risikokontrolle und trägt zum Schutz des Unternehmens und der Geschäftsleitung vor Haftung im Fall von Compliance-Verstößen bei.

Beratungsschwerpunkte

Gemeinsam mit unseren Partnern bieten wir Unternehmen eine ganzheitliche IT-basierte Compliance-Lösung, bestehend aus einem vertraulichen Meldekanal und einem umfassenden Case Management: Vom Hinweiseingang über interne Untersuchungen bis zum Abschlussbericht decken wir weltweit und aus einer Hand alle technischen und rechtlichen Aspekte rund um das Thema Whistleblowing ab.

Bei der Implementierung und dem Betrieb eines Hinweisgebersystems ergeben sich eine Vielzahl an rechtlichen Herausforderungen: vom Datenschutzrecht über gesellschaftsrechtliche Anforderungen beispielsweise bei gruppenweiter Implementierung bis hin zum Arbeitsrecht. Auf Grundlage des Richtlinienvorschlags zur Stärkung des Schutzes von Hinweisgebern auf EU-Ebene vom 23. April 2018 der Europäischen Kommission hat das Europäische Parlament am 11. März 2019 eine provisorische Einigung für einen europaweiten Hinweisgeberschutz erzielt. Die neuen Vorschriften sollen Hinweisgeber schützen, die die Verletzung von EU-Recht melden. Dazu gehören unter zum Beispiel Rechtsverstöße wie Steuerbetrug, Geldwäsche oder Datenschutzverletzungen. Die Eini-gung muss von den EU-Staaten und dem Parlament noch formell bestätigt werden.

KPMG Law bietet als Full-Service-Law-Firm mit internationalem Kanzleinetzwerk die rechtssichere Implementierung des Systems an – weltweit. Im Regelbetrieb des Hinweisgebersystems entlastet KPMG Law Unternehmen und übernimmt die Vorsortierung und Plausibilitätsprüfung eingehender Hinweise sowie die Fallaufbereitung und rechtliche Würdigung mit Handlungsempfehlungen – kompetent in allen Rechtsgebieten und mit kalkulierbarem Aufwand. In Zusammenarbeit mit der Abteilung Compliance & Forensic der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (KPMG) kann KPMG Law zudem unternehmensinterne Untersuchungen aus einer Hand anbieten.

Gemeinsam mit ihrem Allianzpartner EQS Group, einem führenden Anbieter im Bereich von IT-basierten Hinweisgebersystemen, ermöglicht KPMG Law auch eine ganzheitliche Compliance-Lösung. EQS Group stellt die technische Implementierung und den technischen Betrieb des IT-basierten Meldesystems „EQS Integrity Line“, über das Hinweisgeber anonym und sicher Meldun-gen abgeben können. EQS Integrity Line erfüllt die aktuell geltenden Anforderungen an ein effizien-tes Case Management – vom Hinweiseingang bis zum Abschlussbericht. Das cloud-basierte Tool ist anwenderfreundlich und ist in über 50 Sprachen verfügbar. KPMG Law übernimmt die rechtliche Beratung zu allen Fragen betreffend Konzeption, Implementierung und Betrieb des Hinweisgebersystems.

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