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Peter Lamers
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Hinweisgebersystem („Whistleblower-System“) im öffentlichen Sektor Juli 2020

Hinweisgebersystem („Whistleblower-System“) im öffentlichen Sektor

Nach einer 2017 für die EU-Kommission durchgeführten Studie (Milieu, 2017, Estimating the economic benefits of whistleblower protection in public procurement) wurden durch unzureichenden Hinweisgeberschutz bedingte Ertragsausfälle allein für den Bereich des öffentlichen Auftragswesens EU-weit auf 5,8 bis 9,6 Mrd. Euro pro Jahr geschätzt.

Am 16. Dezember 2019 ist daher die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Hinweisgeberrichtlinie) in Kraft getreten. Diese definiert gemeinsame Mindeststandards zur Gewährleistung des wirksamen Schutzes von Hinweisgebern, sogenannten Whistleblowern, innerhalb der EU. Die Richtlinie ist innerhalb von 2 Jahren von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umzusetzen.

Auch Verwaltungen und öffentliche Unternehmen werden zukünftig verpflichtet sein, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Jedoch können Ausnahmen durch die Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Was bedeutet das genau?

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, Unternehmen mit einem Jahresumsatz oder einer Jahresbilanzsumme ab 10 Mio. Euro, aber auch sogenannte juristische Personen des öffentlichen Sektors, einschließlich Stellen, die im Eigentum oder unter der Kontrolle einer solchen juristischen Person stehen, sind nach der Richtlinie grundsätzlich zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern, Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern oder sonstige juristische Personen mit weniger als 50 Arbeitnehmern können durch die Mitgliedstaaten von der Anwendung ausgenommen werden. Hier ist die weitere Entwicklung in Deutschland im Blick zu halten.

Unter einem Hinweisgebersystem versteht man eine Stelle, bei der Mitarbeiter der Verwaltung, eines Unternehmens oder Dritte (zum Beispiel Kunden und Lieferanten) – auch anonym – Compliance-Verstöße melden können.

Dabei kann ein richtig angelegtes und durchgeführtes Hinweisgebersystem mehr sein als die reine Erfüllung eine gesetzlichen Pflicht. Ein richtig angelegtes und durchgeführtes Hinweisgebersystem

  • schafft Vertrauen bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit
  • schützt Mitarbeiter
  • ermöglicht Kontrolle durch frühzeitige Sensibilisierung für Fehlverhalten („Frühwarnsystem“)
  • stärkt Unternehmen und Kommunen, reduziert mögliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken, schützt vor Imageverlust und fördert eine vertrauensvolle Arbeitskultur.

Transparenz und Vertrauen der Mitarbeiter in die Compliance-Kultur der jeweiligen Organisation sind maßgeblich für den Erfolg des Hinweisgebersystems. Entscheidend ist, wie die Verwaltung oder das Unternehmen mit Hinweisgebern umgeht und sie schützt. Müssen Whistleblower negative persönliche Folgen befürchten, werden sie keine Verstöße in ihrem beruflichen Umfeld melden.

Meldegegenstand

Die neuen Vorschriften gelten primär für Verstöße gegen das Unionsrecht, unter anderem für folgende Bereiche:

  • Öffentliche Auftragsvergabe
  • Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
  • Produkt- und Verkehrssicherheit
  • Umweltschutz
  • Öffentliche Gesundheit
  • Verbraucherschutz
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
  • Sicherheit von Netz- und Informationssystemen

Drei Wege von Meldungen

Vorgesehen ist ein mehrstufiges Meldesystem aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung. Vorrangig sollen interne Meldekanäle genutzt werden. Hinweisgeber können sich aber auch direkt an externe Stellen wenden. Erst wenn interne und externe Meldungen erfolglos bleiben, soll der Verstoß offengelegt, das heißt zum Beispiel in den Medien öffentlich bekannt gemacht werden.


Schutz für Hinweisgeber

Die Richtlinie definiert Mindeststandards für den Schutz von Personen, die Informationen über Verstöße im beruflichen Kontext erlangen könnten: Beamte und Angestellte, Selbständige, Anteilseigner, Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane, Freiwillige und Praktikanten. Diese umfassen den Schutz vor arbeitsrechtlichen Maßnahmen, zum Beispiel Kündigungen, Disziplinarmaßnahmen, Gehaltsminderungen, negative Leistungsbeurteilung, sowie vor Mobbing. Darüber hinaus werden auch Unterstützer der Hinweisgeber – zum Beispiel Kollegen und Angehörige – vor Repressalien geschützt.

Was ist bei der Umsetzung zu beachten?

Aus der sanktionsbewehrten Pflicht zur Vermeidung von Rechtsverstößen von Behörden und öffentlichen Unternehmen ergibt sich die Organisationspflicht der Unternehmens- beziehungsweise Behördenleitung, eine ausreichende Kontrolle des Handelns zu ermöglichen.

Wesentliche Voraussetzung dafür ist, den Informationsfluss und die Kommunikation im Unternehmen so zu organisieren, dass die Geschäftsleitung alle risikorelevanten Informationen erhält. Hierzu gehört auch die Pflicht, die Voraussetzungen für die Aufdeckung von Compliance-Verstößen („Detect“) und die ermessensfehlerfreie Reaktion darauf („Respond“) zu schaffen.

Ein Hinweisgebersystem ist daher Kernbestandteil eines effektiven Compliance-Management-Systems (CMS). Bei der Implementierung und dem Betrieb eines Hinweisgebersystems sind unter anderem folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • Design und Komplexität der Arbeitsprozesse
  • Definition der Verfahrensgrundsätze und -prinzipien
  • Beachtung von Handlungs- und Reaktionspflichten
  • Einhaltung der Mitbestimmungsrechte von Arbeitnehmervertretern (Personal- und Betriebsräte)
  • Beachtung der Sonderstatusregelungen von Beamten und Tarifbeschäftigten
  • Organisation der Fallbearbeitung und Nachverfolgung
  • Definition einer zielgruppenadäquaten Kommunikation.

 

In dieser Ausgabe
Unser Beratungsangebot

Bei der Konzeptionierung und Implementierung sowie dem Betrieb Ihres Hinweisgebersystems unterstützen wir Sie gern.

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