Sie planen oder befinden sich bereits in einer Unternehmenstransaktion und fragen sich, was Sie tun können, um etwaige Auswirkungen der Verbreitung von COVID-19 auf kartellbehördliche Anmelde- und Genehmigungsprozesse (Fusionskontrollverfahren) möglichst gering zu halten?

Die kartellrechtliche Begleitung eines Deals kann viele Monate dauern und erhebliche Ressourcen (insbesondere Mitarbeiter) binden. Schon ein Corona-Fall in Ihrer Firma kann den Anmelde- und Genehmigungsprozess vor den Kartellbehörden enorm verlangsamen, gerade wenn wichtige Schlüsselpersonen krank werden oder zu Hause unter Quarantäne gestellt werden. Persönliche Meetings sind dann nicht mehr möglich. Zeitpläne geraten durcheinander und Anmeldefristen drohen zu verstreichen, ohne dass Sie etwas unternehmen können. Das Gleiche kann bei den zuständigen Kartellbehörden passieren. So hat beispielsweise die EU-Kommission bekanntgegeben, dass sämtliche Mitarbeiter in „unkritischen“ Positionen ab dem 16 März 2020 von zu Hause aus werden arbeiten müssen. Meetings sollten nur stattfinden, falls sie absolut notwendig seien und nicht durch Videokonferenzen ersetzt werden könnten. Dass sich dadurch Anmeldeverfahren verzögern, ist abzusehen. Teilweise haben nationale Kartellbehörden bereits erhebliche Verzögerungen angekündigt, so z.B. die Kartellbehörde des Vereinigten Königreiches CMA.

Was können Sie jetzt vorsorglich tun, um die negativen Folgen möglichst gering zu halten?

  • Wenn möglich, sollten Sie Transaktionen so schnell wie möglich anmelden: Einige Länder –darunter die Europäische Union, viele europäische Staaten und auch die USA – ermöglichen eine Anmeldung auf der Grundlage einer unterzeichneten, nicht bindenden Absichtserklärung. Je früher Sie anmelden, desto mehr Zeit und Flexibilität haben Sie im Transaktionsprozess bis Signing und Closing, um auf plötzliche Hindernisse reagieren zu können. Denken Sie allerdings daran, dass – je nach Land – die Transaktion durch eine Anmeldung oder Freigabe der Kartellbehörde frühzeitig öffentlich bekannt werden kann. Prüfen Sie daher die relevanten Regelungen zu Verfahren, Timing und Publizität in den Rechtsordnungen, in denen Fusionskontrollverfahren erforderlich sind, um zu vermeiden, dass der Deal im Hinblick auf Ihre Strategie und rechtliche Rahmenbedingungen (insbes. andere Melde- und Veröffentlichungspflichten) zu früh öffentlich bekannt wird.
  • Identifizieren und managen Sie die für den Deal wesentlichen Mitarbeiter: Identifizieren Sie frühzeitig diejenigen Mitarbeiter, die für den Deal und das Fusionskontrollverfahren erforderlich sind. Stellen Sie möglichst sicher, dass sie auch mobil/außerhalb des Büros arbeitsfähig und erreichbar sind, falls Fragen während des Anmelde- und Genehmigungsprozesses auftauchen. Erarbeiten Sie frühestmöglich Notfall- und Vertretungspläne.
  • Managen Sie frühzeitig die Sammlung der nötigen Informationen und Unterlagen: Die Vorbereitung und Durchführung eines Fusionskontrollverfahrens ist regelmäßig mit der Zusammenstellung und Aufbereitung einer Vielzahl von Informationen und Dokumenten verbunden. Dabei kann es jederzeit passieren, dass die für den Deal wesentlichen Mitarbeiter plötzlich von zu Hause aus arbeiten müssen oder vollständig ausfallen. Beginnen Sie daher frühestmöglich mit der Sammlung und Bereitstellung der notwenigen Informationen und Dokumente. Beginnen Sie mit den Dokumenten, auf die elektronisch und remote nicht oder schwer zuzugreifen ist. Gleiches gilt für Dokumente hinsichtlich derer – je nach Anforderungen der relevanten Rechtsordnung – besondere Formerfordernisse gelten (Originale, beglaubigte Abschriften, Apostillen etc.) oder die nur von bestimmten Personen erlangt/erstellt werden können (z.B. Unterlagen mit Unterschriften von organschaftlichen Vertretern der Gesellschaft). Stellen Sie im Übrigen sicher, dass erforderliche Unterlagen und Informationen weitestmöglich elektronisch erfasst werden, so dass diese über Fernzugriff und für Vertreter erkrankter/ausgefallener Mitarbeiter zugänglich sind.
  • Nutzen Sie auch im Übrigen IT-Lösungen: Wenn persönliche Treffen mit Kartellbehörden oder Kartellrechtsberatern nicht möglich sind, nutzen Sie soweit möglich Kollaborationsplattformen und Videokonferenzen, damit die Vorbereitung und Durchführung des Fusionskontrollverfahrens auch dann weitergehen kann, wenn Mitarbeiter nicht vor Ort sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit der Nutzung der IT-Infrastruktur im Home-Office vertraut sind.

Teilweise ermöglichen nationale Kartellbehörden es jetzt, Anmeldungen in Fusionskontrollverfahren nebst aller notwendigen Dokumente online elektronisch einzureichen, so z.B. die portugiesische Autoridade da Concorrência (AdC). Weitere Behörden, darunter österreichische Bundeswettbewerbsbehörde und das deutsche Bundeskartellamt, erwägen, Zusammenschlussanmeldungen im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs entgegenzunehmen. Aus China gibt es Anzeichen, dass die Kartellbehörde (SAMR) ihre Arbeit wieder aufgenommen hat und Verfahren überwiegend elektronisch gestützt führt.