Ist Ihre Supply Chain aufgrund des Ausbruchs von COVID-19 gefährdet oder gar bereits gestört?

1. Was sollte insbesondere ein produzierendes Unternehmen, das von verschiedenen Lieferanten mit Waren beliefert wird, zur Einschätzung der rechtlichen Risiken in der Supply Chain tun?

Zunächst sollte zügig und umfassend analysiert werden, welche Lieferanten welche Materialien aus welchen Regionen und auf welchem Wege beliefern. Alle bestehenden Verträge zwischen Lieferanten, Kunden sowie anderen Dienstleistern (Spediteuren, Frachtführern u.a.) sollten rechtlich geprüft und vertragliche Risiken identifiziert werden. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, ob das Unternehmen bei der Wahl seiner Lieferanten frei ist oder Kunden diese vorgeben. Auch die Art der Ware kann eine Rolle für die Verpflichtungen des Unternehmens spielen.

Zu prüfen ist auch, ob das Unternehmen selbst oder der Kunde für die Lieferung am Lieferort verantwortlich ist. Regelmäßig ergibt sich dies aus den vereinbarten INCOTERMS. Ist das Unternehmen für die Lieferung zum Lieferort verantwortlich, ist zu prüfen, ob Sperrungen der Transportwege oder Transporthindernisse bestehen und ob diese durch eine andere Route oder eine andere Art der Beförderung umgangen werden können. Hier ist aber auch die beschränkte Kapazität von Schlüsselstellen und Knotenpunkten zu berücksichtigen.

Weiter sollte nicht abgewartet werden, bis sich die Folgen im operativen Geschäft abzeichnen, sondern nach rechtlicher Prüfung frühzeitig Kontakt mit Geschäftspartnern aufgenommen und das Gespräch im Hinblick auf mögliche Lösungen gesucht werden.

2. Was ist zu tun, wenn Waren nicht geliefert werden und der Lieferant sich auf „Force Majeure“ wegen des Coronavirus beruft?

Wichtig ist es immer, mit Vertragspartnern frühzeitig das Gespräch zu suchen und etwaige wirtschaftliche Lösungen zu erörtern. Der Lieferant beabsichtigt, durch die Anzeige seinen Informationspflichten nachzukommen und für die Zeit der Lieferstörung von seiner Leistungspflicht befreit zu werden. Letztlich will er auch vermeiden, für etwaige Schäden zu haften. In erster Linie sollte daher geprüft werden, ob der Vertrag generell den eingetretenen Fall in einer Force Majeure-Klausel regelt. Ist dies der Fall, muss im Einzelfall geprüft werden, ob COVID-19 im jeweiligen Zeitpunkt einen Fall der höheren Gewalt im Sinne der vertraglichen Klausel darstellt.

Ein bloßer Verweis auf den Ausbruch von COVID-19 wird regelmäßig nicht genügen. Vielmehr muss der Lieferant im Detail darlegen, inwiefern sein Geschäftsbetrieb und die vereinbarte Vertragsleistung konkret davon betroffen ist.

Übersendet ein chinesischer Lieferant ein sogenanntes „Force-Majeure-Certificate“ des China Council for the Promotion of International Trade, bedeutet dies nicht automatisch, dass sich der Lieferant rechtlich auf „Force Majeure“ berufen kann. Entsprechendes gilt für Lieferanten außerhalb Chinas. Die Berechtigung des Force Majeure-Einwands sollte stets geprüft werden. In keinem Fall sollte daher eine Force Majeure-Einwendung ohne vorherige Prüfung der Sach- und Rechtslage anerkannt werden.

Daneben sind weitere Vertragsklauseln und Rechtsinstitute, wie „hard-ship“- Klauseln, Unmöglichkeit oder Wegfall der Geschäftsgrundlage zu prüfen. Gegebenenfalls ist der Lieferant zur Vertragserfüllung mit Fristsetzung aufzufordern.

Neben Rechtsfragen sind auch wirtschaftliche Folgen abzuwägen und die Vertragsbeziehung entsprechend zu beurteilen und zu gestalten, um die Beziehung zu dem Lieferanten auch für die Zeit nach COVID-19 zu erhalten. Dafür sollte zeitnah das Gespräch mit dem Lieferanten gesucht und durch juristisch begleitete Verhandlungen pragmatische sowie schadensmindernde Lösungen gefunden, kostenintensive Schadensersatzprozesse vermieden und die Wirtschaftsbeziehungen aufrechterhalten werden.

3. Was gilt, wenn sich abzeichnet, dass Kunden aufgrund eines Vorlieferantenausfalls nicht vertragsgemäß beliefert werden können?

Für zur Lieferung verpflichtete Unternehmen ist zunächst entscheidend, ob sie aufgrund der Folgen des Coronavirus von ihrer Leistungspflicht temporär bzw. vollständig befreit sein könnten. Dies kann bei höherer Gewalt („Force Majeure“) der Fall sein. Force Majeure-Klauseln werden in Lieferverträgen (Rahmenverträge, Individualverträge und AGB) in unterschiedlichster Gestaltung regelmäßig vereinbart. Enthalten die Lieferverträge keine Force Majeure-Klausel oder sieht die Klausel keine Regelung zu Epidemien und Pandemien vor oder greift sie aufgrund tatsächlicher bzw. rechtlicher Gegebenheiten nicht, kann sich der Lieferant in bestimmten Konstellationen auf einen sog. „Selbstbelieferungsvorbehalt“ berufen. Danach haftet er gegenüber seinem Kunden nicht, wenn der Lieferant selbst nicht beliefert wird. Diese Vorbehalte müssen aber zwischen Lieferant und Kunden wirksam vereinbart und auf den Lieferausfall anwendbar sein. Hier spielt auch die von der Rechtsprechung geprägte AGB-Kontrolle eine wichtige Rolle. Hat der Lieferant außerdem eine Garantie für die Lieferung übernommen, geht auch der Selbstlieferungsvorbehalt ins Leere.

Abseits vertraglicher Regelungen richten sich die Rechte und Pflichten des Lieferanten nach dem einschlägigen Gesetzesrecht. Hier kommen verschiedene Rechtsinstitute je nach Sachverhalt in Frage. Bei internationalen Warenkaufverträgen ist zumeist das UN-Kaufrecht zu beachten.

Nach den Regelungen des BGB kann sich der Lieferant, abhängig von der geschuldeten und nicht verfügbaren Ware oder bei absoluten Gebietsabschottungen, u.U. auf Unmöglichkeit der Lieferung berufen. In diesem Fall kann er von seiner Lieferpflicht und der Kunde von seiner Zahlungspflicht befreit werden. Allerdings verbleiben gegebenenfalls Schadensersatzrisiken.

Zu beachten ist, dass etwaige Leistungs- und Lieferhindernisse dem Kunden früh mitgeteilt werden müssen. Dies gilt allein schon aus Gründen der beide Seiten treffenden Schadensminderungspflicht. Bei der Kommunikation mit dem Kunden sind außerdem alle vertraglichen und gesetzlichen Anzeige- und Informationspflichten, insbesondere mit Blick auf Form, Frist und Inhalt zu beachten. Hier empfiehlt sich eine vorherige rechtliche Prüfung.

Neben Rechtsfragen sind auch wirtschaftliche Folgen abzuwägen und die Vertragsbeziehung entsprechend zu beurteilen und zu gestalten, um die Beziehung zu den Kunden auch für Zeiten nach Ausbruch des Coronavirus zu erhalten. Dafür sollte zeitnah das Gespräch mit dem Kunden gesucht und durch juristisch begleitete Verhandlung pragmatische und schadensminimierende Lösungen gefunden, kostenintensive Schadensersatzprozesse vermieden und die Wirtschaftsbeziehungen aufrechterhalten werden.

4. Darf ein Lieferant ausgetauscht werden, wenn ein anderer mit Berufung auf das Coronavirus nicht liefert?

Grundsätzlich ist die Hinzuziehung eines alternativen Lieferanten nicht nur der betriebswirtschaftlich logische Schritt, sondern auch zwingend, um die eigenen vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Dennoch muss rechtlich differenziert werden. Entscheidend ist mitunter, ob die zu liefernde Ware auf dem Markt erhältlich ist und diese die mit dem Kunden vereinbarten sowie allgemeinen Beschaffenheits- und Qualitätsanforderungen erfüllt. Ist dies nicht der Fall oder hat der Kunde die Vorlieferanten, von denen die Waren bezogen werden dürfen, vorgegeben, kann die vergleichbare Ware nicht einfach bei einem Drittlieferanten eingekauft werden. Gegebenenfalls können aber Vereinbarungen mit dem Kunden zu einem Lieferantenwechsel getroffen werden.

Beabsichtigt ein Unternehmen einen Deckungskauf zu tätigen, sollte sichergestellt sein, dass die Voraussetzungen hierfür vorliegen und keine Verpflichtungen gegenüber dem ursprünglichen Lieferanten bestehen. Höhere, mit dem Deckungskauf verbundene Kosten, können je nach Sachverhalt an den Vorlieferanten durchgereicht werden. Dies bedarf einer Prüfung im Einzelfall.

 

5. Was gilt, wenn die Produktion oder der Vertrieb aufgrund eines Corona-Befundes vorsorglich zur Sicherheit anderer Mitarbeiter eingestellt werden soll oder muss und deshalb Kundenverträge nicht erfüllt werden können?

Sofern keine behördliche Anordnung vorliegt, ist zunächst zu prüfen, ob andere, mildere Maßnahmen als die Schließung des Betriebs in Frage kommen. Weiter sollte frühzeitig, aber erst nach Analyse der Sach- und Rechtslage, Kontakt zum Kunden aufgenommen werden.

Wichtig ist, alle Erkenntnisse und Maßnahmen inklusive Zeitangaben zu notieren und dokumentieren. Ferner sollte dargelegt werden können, dass der Vorfall eingetreten ist, obwohl ausreichende prophylaktische Sicherheitsmaßnahmen ergriffen worden sind (Hygieneanweisungen, Zurverfügungstellung von Schutzmitteln wie Desinfektionsmitteln etc.). Ferner ist es ratsam, zu prüfen, ob der Vertrag mit dem Kunden eine Force Majeure-Klausel enthält. Ob eine solche Klausel Anwendung auf eine durch das Coronavirus ausgelöste Betriebsschließung findet oder nicht, kann nicht pauschal beantwortet werden. Hier wird es maßgeblich darauf ankommen, ob der Betrieb infolge behördlicher Anordnung geschlossen wurde oder proaktiv als Vorsichtsmaßnahme, zu der ggf. auch andere mildere Maßnahmen denkbar gewesen wären. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalles. Gleiches gilt für die Fragen der Haftung und der bestehenden Lieferpflichten. All dies bedarf einer Einzelfallbetrachtung und der erforderlichen Dokumentation.

6. Ist der Lieferant verpflichtet, trotz eines Force Majeure-Sachverhalts Waren zu einem höheren Preis zuzukaufen, um seine Lieferpflichten erfüllen zu können?

Hier kommt es darauf an, welche Waren geschuldet sind und ob diese auf dem Markt verfügbar sind. Eine solche Pflicht scheidet regelmäßig aus, wenn es sich um spezielle Waren handelt, die der Lieferant selbst herstellt oder die Vorlieferanten, die nicht liefern, vom Kunden vorgegeben oder auditiert wurden.

Ist dies nicht der Fall, besteht generell die Pflicht, Waren zu beschaffen, auch wenn diese nur teurer zugekauft werden können. Allerdings nimmt die Rechtsprechung bei „krasser Unbilligkeit“ einen Wegfall der Geschäftsgrundlage an, wonach der Lieferant von seiner Beschaffungspflicht befreit wird. Wann ein Einkaufspreis unverhältnismäßig ist, ist eine Frage des Einzelfalls und bedarf der rechtlichen Prüfung.

7. Können Kunden Vertragsstrafen und Schadenspauschalen geltend machen, wenn ein Lieferant aufgrund des Coronavirus seine Lieferverpflichtungen nicht einhält?

Ob die von einem Kunden behaupteten Ersatzansprüche tatsächlich bestehen, muss im Einzelfall näher geprüft werden. Zunächst muss eine entsprechende Pflicht regelmäßig vereinbart sein. Grundsätzlich erfordern Vertragsstrafen und Schadensersatzpauschalen ein Verschulden.

Besteht aufgrund eines Force Majeure-Falles keine Leistungsverpflichtung, wird regelmäßig auch ein Verschulden nicht anzunehmen sein. Trotzdem ist die Nichtlieferung zu vertreten, sofern ein Beschaffungsrisiko oder eine Garantie übernommen wurde. Hier ist aber auch für das Beschaffungsrisiko zu berücksichtigen, dass dieses Grenzen hat.

Weiter muss die jeweilige Vertragsstrafen-Klausel, wenn diese eine Allgemeine Geschäftsbedingung ist, wirksam und angemessen sein. Ansonsten ist die Klausel unwirksam und der Kunde kann sich nicht auf diese berufen. Zudem kann die Höhe von Vertragsstrafen von Gerichten überprüft werden. Dies alles bedarf der rechtlichen Prüfung. Nicht selten scheitern rechtliche Einwendungen des Lieferanten aber an wirtschaftlichen Abhängigkeiten.

8. Können etwaige Vertragsstrafen und Schadenspauschalen, die an Kunden gezahlt wurden, an den Vorlieferanten weitergegeben werden, wenn aufgrund dessen Nichtlieferung die Verpflichtungen gegenüber den Kunden nicht eingehalten werden konnten?

Ist die Weitergabe von Vertragsstrafen und Schadenspauschalen nicht vertraglich geregelt, kann im Einzelfall trotzdem eine Schadensersatzpflicht des Lieferanten bestehen. Dies ist aber nur der Fall, wenn die Zahlungen an den eigenen Kunden rechtmäßig waren und auf einer wirksamen Verpflichtung beruhten sowie branchenüblich sind. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, so gelten die Zahlungen an den Kunden als reine Kulanz und können nicht vom Vorlieferanten verlangt werden. Daher erfordern sowohl die Abwehr als auch die Weiterreichung von Vertragsstrafen und Schadenspauschalen eine umfassende rechtliche Prüfung im Einzelfall.

9. Was gilt, wenn ein Unternehmen nicht mehr alle Kunden beliefern kann?

Teilweise wird man hier rechtlich eine pro rata-Allokation vornehmen müssen oder den ersten Kunden, der eine fällige Belieferung verlangt, vollständig beliefern. Die existierende Rechtsprechung ist hier nicht eindeutig.

Dennoch sollten Unternehmern zunächst prüfen, welche Kunden die wichtigsten sind und aus welchen Verträgen sich die größten Haftungsrisiken ergeben. Gegebenenfalls sind die rechtlichen Risiken auch im Hinblick auf business continuity-Aspekte wirtschaftlich zu bewerten und entsprechende Entscheidungen zu treffen.

10. Wer haftet, wenn verderbliche Lebensmittel aufgrund von aktuellen Verkehrsbehinderungen vor Ankunft am Lieferort schlecht werden?

Dies hängt maßgeblich von der vereinbarten Gefahrentragung ab. Diese bestimmt sich regelmäßig nach den vertraglich geregelten INCOTERMS. In Fällen, in denen die Gefahr des Transports der Lieferant trägt, kann der Kunde möglicherweise Schadensersatz gelten machen und / oder Neulieferung verlangen. Auch hier wird häufig ein Force Majeure-Einwand zu prüfen sein. Trägt dagegen der Kunde das Risiko, so kann dieser sich nur an den Spediteur bzw. Frachtführer wenden.

Der (Fixkosten-) Spediteur bzw. Frachtführer wird von der Haftung aber nach Gesetz oder den vereinbarten Vertragsregeln (z.B. Allgemeine Speditionsbedingungen) befreit, wenn der Verlust der Ware oder die Überschreitung der Lieferfrist auf Umständen beruht, die er auch bei größter Sorgfalt nicht vermeiden und deren Folgen er nicht abwenden konnte. Ob dies angesichts der aktuellen Umstände der Fall ist, bedarf der Prüfung im Einzelfall.

11. Welche Handlungsempfehlungen gibt es bei Störung in der Lieferkette aufgrund des Ausbruchs des Coronavirus?

  • Informationssammlung und Dokumentation auch im Hinblick auf bereits vor Eintritt des Hindernisses getroffene Vorsichtsmaßnahmen und Absicherungen (z.B. Mitarbeiteranweisungen, Lagerhaltung, unterschiedliche Vertriebs- und Transportrouten und -möglichkeiten usw.)
  • Prüfung der Lieferverträge und insbes. der Force Majeure-Klauseln, Selbstbelieferungsvorbehalte, Vertrags- und Preisanpassungsklauseln
  • Prüfung des anwendbaren Rechts und der sich daraus ergebenden Rechtsinstitute (z.B. Unmöglichkeit, Störung der Geschäftsgrundlage usw.)
  • Dokumentation der Beeinträchtigung durch das Coronavirus (ständige Überwachung, wann Beeinträchtigung nicht mehr vorliegt)
  • Frühzeitige Kontaktaufnahme mit dem Kunden und Information unter Beachtung von Anzeigepflichten und -voraussetzungen (Form, Frist und Inhalt) für Force Majeure-Einwand und andere enthaftende Rechtsbehelfe
  • Einvernehmliche Lösungen durch Verhandlungen und Dokumentation von Vereinbarungen
  • Prüfung von Vollmachten für Vertragsänderungen seitens Mitarbeitern des Vertragspartners
  • Innerbetriebliche Abstimmung zwischen Einkauf und Vertrieb
  • Analyse der Handlungsoptionen anhand aller Lieferverträge im Hinblick auf Capacity, Allocation and Price (CAP) und unter Beachtung von Priorität, Vertragsstrafen und Schadensersatzforderungen
  • Prüfung von Drittbezugsquellen und den Voraussetzungen für Deckungskäufe
  • Prüfung und Sicherung von Ansprüchen gegen Vorlieferanten
  • Verlustallokation bei Konzerngesellschaften und Überprüfung gruppeninterner Verträge (einschließlich Transfer Pricing-Dokumentation)

 

Support-Hotline: +49 30 530199-288

E-Mail Support: de-covid-19@kpmg-law.com

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