Sie sind Geschäftsleiter und wollen wissen, welche Maßnahmen Sie im Zusammenhang mit dem Ausbruch von COVID-19 ergreifen müssen und dürfen?

1. Wer ist verpflichtet Krisenreaktionsmaßnahmen zu ergreifen? Was ist dabei zu beachten?

Durch den Ausbruch des Coronavirus kann es unter anderem zu Standortschließungen, erheblichen Umsatzeinbußen, Ausfällen der Belegschaft oder zu Störungen in der Supply-Chain eines Unternehmens kommen. Die Finanz- und Liquiditätsplanung ist erschwert. Außerdem bestehen gesetzliche Handlungspflichten.

Wichtig ist, dass Geschäftsleiter auch in dieser herausfordernden Zeit der Corona-Krise ihren Pflichten nachkommen und deren Einhaltung dokumentieren. Das Krisenmanagement ist als ein Kernbestandteil des Risikomanagements Aufgabe der Geschäftsleitung. Sie muss ein angemessenes Business Continuity Management (BCM-System) für Krisenfälle vorhalten, um ihre gesetzlichen Organisationspflichten zu erfüllen. Das Krisenmanagement umfasst einerseits präventive Maßnahmen, andererseits akute Krisenreaktionsmaßnahmen. Entscheidend ist die konkrete Situation des Unternehmens. Dabei muss die Geschäftsleitung themenübergreifend folgende Fragen beantworten können:

  • Wie stellt die Geschäftsleitung die Beobachtung von Krisenrisiko und -eintritt sicher? Welche Notfall- und Krisenpläne gibt es?
  • Welche Geschäftsprozesse sind existentiell notwendig und müssen zwingend aufrechterhalten werden? Welche Ressourcen werden dafür benötigt?
  • Durch wen erfolgt die kompetente und zeitgerechte Lage-Beurteilung? Muss ein Krisenstab eingerichtet werden? Wie muss dieser besetzt sein?
  • Wie erfolgt die Lage-Berichterstattung und wer verantwortet diese?
  • Wie und von wem werden konkrete Handlungsoptionen entwickelt?
  • Wer stellt im Unternehmen eine stets ausreichende Informationsgrundlage für Entscheidungen der Geschäftsleitung sicher?
  • Wer überwacht mit welchen Mitteln die Umsetzung dieser Entscheidungen?
  • Wie und durch wen erfolgt die interne und externe Krisenkommunikation? Ist ein Kommunikationskonzept vorhanden?
  • Was sind die gesetzlichen Melde- und Berichtspflichten (z.B. Datenschutz oder Kapitalmarktrecht) und wer verantwortet deren Erfüllung in der Krise?

Verantwortlichkeiten und Rollen müssen klar, überschneidungsfrei und lückenlos zugewiesen sein. Die zuständigen Mitarbeiter müssen im Vorfeld sorgfältig nach Kompetenz ausgewählt und zu den Notfallkonzepten instruiert sein. Nur so genügt das Krisenmanagement den Anforderungen einer rechtlich wirksamen Delegation.

Aber auch besonders Beauftragte, die keine Organstellung im Unternehmen haben, kann eine originäre gesetzliche Pflicht zum Krisenmanagement für den von ihnen verantworteten Teilbereich treffen. Das sind beispielsweise

  • Leiter der Arbeitssicherheit
  • Compliance-Beauftragte
  • Beauftragte für Medizinproduktesicherheit
  • Datenschutzbeauftragte

 

2. Wie frei ist die Geschäftsleitung in der Ausgestaltung des Krisenmanagements? Gibt es Ermessensgrenzen?

Bei präventiven Maßnahmen und insbesondere konkreten Krisenreaktionsmaßnahmen handelt es sich grundsätzlich um unternehmerische Entscheidungen, für die der Geschäftsleitung im Rahmen der sog. Business Judgement Rule ein weiter Ermessensspielraum zusteht. Die Geschäftsleitung handelt nicht pflichtwidrig, wenn sie vernünftigerweise annehmen durfte, auf Grundlage angemessener Informationen zum Wohle der Gesellschaft zu handeln (vgl. § 93 Abs. 1 S. 2, § 116 AktG für den Vorstand und Aufsichtsrat; anwendbar auch auf Organmitglieder weiterer Rechtsformen, insb. den GmbH Geschäftsführer). Das Wohl der Gesellschaft umfasst dabei in erster Linie die Interessen der Gesellschafter, aber (unmittelbar oder mittelbar) auch diejenigen anderer Stakeholder (Arbeitnehmer, Zulieferer, Kunden, Allgemeinheit).

Da Maßnahmen im Zusammenhang mit Corona für die meisten Unternehmen gegenwärtig sehr wichtig sind, ist auf einen der Bedeutung angemessenen Umfang von Informationsgrundlagen zu achten. Die Geschäftsleitung hat daher laufend die Gesamtgefährdungslage sowie deren potenzielle Auswirkung auf die konkrete Situation des betroffenen Unternehmens und seiner Geschäftsprozesse (Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Folgen) zu berücksichtigen und darauf basierend Maßnahmen zur Krisenbewältigung zu entwickeln und zu ergreifen. Die Analyse der Situation und die zur Verfügung stehenden Bewältigungsmaßnahmen sowie der Abwägungsprozess zur Entscheidungsfindung sollten umfassend dokumentiert werden. Die zu treffenden Entscheidungen werden variieren je nach Geschäftsmodell und Einzelfall.

Mögliche Maßnahmen sind insbesondere

  • die Umstellung der Lieferkette auf mehrere Lieferanten und/oder Inlandslieferanten,
  • Erschließung anderer Absatzmärkte,
  • vorübergehende Anpassung/Umstellung des Geschäftsmodells,
  • Kulanzmaßnahmen gegenüber Kunden,
  • vorübergehende Betriebsschließungen,
  • Planung von Ausweich- bzw. Notfallstandorten, möglichst umfassende Anordnung von Home Work, um die Arbeitsfähigkeit der Belegschaft aufrechtzuerhalten,
  • Berücksichtigung der Bedürfnisse von Eltern, die ihre Kinder nunmehr zuhause betreuen müssen,
  • die Beantragung von Kurzarbeit oder finanzielle Maßnahmen wie Streichung von Dividenden oder Aufnahme liquider Mittel sowie
  • die Liquidität und Kapitaldienstfähigkeit sorgfältig zu planen und rechtzeitig Kreditlinien, Investorengelder oder staatliche Hilfen in Anspruch zu nehmen.

Der Ermessenspielraum, welcher der Geschäftsführung dabei zusteht, wird durch die Pflicht der Geschäftsleitung, für die Einhaltung von Gesetzen zu sorgen (sog. Legalitätsgrundsatz), begrenzt. In diesem Bereich gilt die Business Judgement Rule nicht. In Bezug auf die Corona-Krise ist hier etwa an Folgendes zu denken:

  • Ist das Infektionsschutzgesetz eingehalten?
  • Sind behördliche Anordnungen und Allgemeinverfügungen eingehalten?
  • Werden arbeitsrechtliche Fürsorgepflichten beachtet?
  • Kommt die Geschäftsleitung ihrer allgemeinen Schadensabwendungs- und Unternehmensorganisationspflicht nach? Sind nämlich hochrangige Individualrechtsgüter (z.B. Leben und Gesundheit der Arbeitnehmer) gefährdet, wird diese Pflicht zu einer zwingenden Handlungspflicht!

Die Frage, ob umgekehrt gegen behördliche Maßnahmen (z.B. Betriebsschließungen oder Allgemeinverfügungen) oder vertragsbrüchige Arbeitnehmer rechtlich vorgegangen wird, ist eine Ermessensentscheidung. Neben den Erfolgsaussichten sollte hier sorgfältig auf etwaige Reputationsschäden geachtet werden.

3. Welche Berichtspflichten obliegen der Geschäftsleitung gegenüber weiteren Gesellschafts-organen bzw. Organmitgliedern?

Der Geschäftsleiter sollte bei einer Gesamtgeschäftsführung die Abstimmungsprozesse innerhalb von Vorstand/Geschäftsführung sowie ggf. die Zustimmungsvorbehalte weiterer Organe wie Aufsichtsrat, Beirat oder Gesellschafterversammlung im Blick behalten oder prüfen, ob Ausnahmen aus dem Anlass einer Notmaßnahme zur Schadensabwehr greifen.

Im Falle einer Aktiengesellschaft (AG) hat der Vorstand dem Aufsichtsratsvorsitzenden über wichtige Maßnahmen anlässlich der Corona-Krise laufend zu berichten.

Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) steht den GmbH-Gesellschaftern ein umfassendes Informationsrecht zu.

4. Welche Folgen drohen bei Nichtergreifung von Krisenmaßnahmen?

Die Unternehmensleitung ist verpflichtet, ihr Unternehmen der Krisensituation anzupassen – sprich: rechtliche Vorgaben zu beachten, Mitarbeiter zu instruieren, die betriebliche Organisation so auszurichten, dass Vorgaben kommuniziert, eingehalten und umgesetzt werden bzw. dass die Einhaltung ggf. kontrolliert und dokumentiert wird. Von einem „Aussitzen“ der Corona-Krise ist abzuraten, da dies neben haftungsrechtlichen insbesondere auch bußgeldrechtliche Folgen für die Geschäftsleitung nach § 130 OWiG nach sich ziehen kann.

Das ist der Fall, wenn die Geschäftsleitung diejenigen Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich und zumutbar sind, um eine Zuwiderhandlung gegen betriebs- und unternehmensbezogene Pflichten zu verhindern. Letztere können in der Krise anders ausgestaltet sein als im „Normalbetrieb“. Pflichten können sich hier insbesondere aus folgenden Rechtsbereichen ergeben:

  • Infektionsschutzgesetz
  • Arbeitssicherheitsrecht
  • Arbeitsrecht
  • Gesellschaftsrecht
  • Datenschutzrecht
  • Recht der IT-Sicherheit
  • Vertrags- und Haftungsrecht
  • Rechtliche Fragen zum Zugang zu finanziellen (staatlichen) Hilfen

Um ihrer Aufsichts- und Organisationspflicht nachzukommen, muss die Geschäftsleitung oder der besonders Beauftragte insbesondere die unter Ziffer 1. (Wer ist verpflichtet Krisenreaktionsmaßnahmen zu ergreifen? Was ist dabei zu beachten?) gestellten Fragen konkret beantworten können. Verfügt die Geschäftsleitung hier selbst nicht über die notwendige juristische Expertise zur entsprechenden Aufklärung und Instruktion der Mitarbeiter, muss sie ggf. externe Experten einbeziehen.

Wurden keine Maßnahmen von Seiten der Geschäftsleitung getroffen und kommt es deshalb zu einer betriebsbezogenen Zuwiderhandlung durch einen Mitarbeiter (u.U. auch einen Dritten), wird regelmäßig von einer vorsätzlichen Aufsichtspflichtverletzung der Geschäftsleitung ausgegangen. Auch ein Irrtum über die Umstände, Eignung, Erforderlichkeit oder Zumutbarkeit einer Maßnahme lässt die Annahme einer fahrlässigen Aufsichtspflichtverletzung in der Regel nicht entfallen, da der Geschäftsleiter sich diesbezüglich erkundigen kann bzw. muss.

Geahndet nach § 130 OWiG wird die Geschäftsleitung oder der besonders Beauftragte; hier kann eine Geldbuße von bis zu 1 Mio. Euro verhängt werden.

Darüber hinaus kann über § 30 OWiG auch das Unternehmen mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 10 Mio. Euro im Fall von Vorsatz bzw. bis zu EUR 5 Mio. im Fall von Fahrlässigkeit belegt werden.

Im äußersten Falle einer bewussten Nichtergreifung von Compliance-Maßnahmen – wie es das Krisenmanagement ist – könnte sich ein Geschäftsleiter, der seiner Gesellschaft damit einen Schaden zufügt, sogar dem Vorwurf einer strafbaren Organuntreue nach § 266 StGB ausgesetzt sehen.

 

 

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